Voortgangsrapportages: hoe maak je ze?
Als projectmanager heb je het al zo druk en dan moet je ook nog voortgangsrapportages maken
Wat wij verstaan onder ‘voortgangsrapportages’
Voortgangsrapportages geven informatie over de voortgang van een verandertraject. De mensen die betrokken zijn bij een verandering willen op de hoogte blijven van de voortgang. Het kan gaan om een project of een programma, maar ook over een klus of een interim-opdracht. Ook directies willen graag weten hoe het met de voortgang van hun verandertrajecten staat. Andere termen die voor voortgangsrapportages worden gebruikt zijn o.a. ‘status-rapportages’, ‘projectrapportages’ en ‘highlight reports’ (PRINCE2).
Waarom voortgangsrapportages belangrijk zijn
Een voortgangsrapportage is een communicatiemiddel waarmee je diverse belanghebbenden makkelijk en eenduidig kan informeren. Een van de meest gehanteerde management tools is de Deming-cycle (Plan-Do-Check-Act). De voortgangsrapportage hoort thuis in de Check-fase — je controleert of hetgeen in de Do-fase is gebeurd volgens het Plan is verlopen.
| Rol | Voordeel van een voortgangsrapportage |
|---|---|
| Manager / opdrachtgever | Op tijd weten of en waar je moet bijsturen. |
| Projectmanager | Creëert voor zich zelf overzicht over het project en waar hij/zij focus moet aanbrengen. |
| Projectmedewerker | Krijgt zicht op de status van het totale project en het effect van zijn werk op het geheel. |
| PMO / projectbureau | Kan de voortgang bewaken en overzichten van de status van alle projecten voor het management en directie maken. |
| Belanghebbenden / Stakeholders | Krijgen inzicht over de voortgang van het project waar zij belang bij hebben. |
Voortgangsrapportages in 5 stappen
Van afspraken maken tot portfolio-rapportage: alles wat je nodig hebt.
1
Maak duidelijke afspraken
Zorg dat iedereen weet waarover gerapporteerd moet worden, door wie en hoe vaak.
2
Ontwerp een sjabloon
Een uniform sjabloon maakt rapportages vergelijkbaar en bespaart iedereen tijd.
3
Rapporteer de voortgang
De projectmanager verzamelt de informatie en vult de rapportage in.
4
Controleer en beoordeel
PMO controleert volledigheid; opdrachtgever bespreekt en accordeert.
5
Maak een portfolio-rapportage
Combineer alle rapportages tot een overzicht voor directie en management.
1. Maak duidelijke afspraken over rapporteren
Als je in jouw organisatie verschillende projecten tegelijk lopen is het verstandig om een aantal duidelijke afspraken over het rapporteren te maken. Moet over alle projecten schriftelijk worden gerapporteerd, of alleen over grote of risicovolle projecten? En rapporteert de projectleider of opdrachtgever?
Het is van belang dat iedereen binnen de organisatie weet waarover gerapporteerd moet worden en hoe. Standaard afspraken maken het ook makkelijker voor lezers om de voortgang van verschillende projecten te kunnen vergelijken.
Onderwerpen in een rapportageprocedure
Over welke projecten?
Kies welke projecten moeten rapporteren — op basis van budget, strategisch belang of capaciteitsbeslag.
Frequentie en deadline
Bepaal hoe vaak en op welke dag gerapporteerd wordt. Maak het makkelijk te onthouden: elke dinsdag, elke 5e werkdag.
Wie rapporteert aan wie?
De projectleider stelt het conceptrapport op, bespreekt dat met de opdrachtgever en stuurt het definitief naar de stuurgroep.
2. Ontwerp een sjabloon voor voortgangsrapportages
Het heeft diverse voordelen als projectmanagers in een organisatie op een uniforme wijze rapporteren. Opdrachtgevers of stuurgroepleden die met verschillende projecten te maken hebben weten daardoor goed hoe ze de rapportage moeten lezen. Als de directie een portfolio-rapportage wil hebben kan die alleen goed gemaakt worden als alle onderliggende rapportages dezelfde opzet hebben.
Een sjabloon kan je makkelijk maken in MS Office. De meeste organisaties kiezen voor Excel, maar ook Word en Powerpoint worden veel gebruikt. Tip: sla het sjabloon op waar alle projectmanagers erbij kunnen.
Wat hoort er in het sjabloon?
Bespreek met het management waarover zij geïnformeerd willen worden. Standaard elementen zijn: algehele status, mijlpalen, issues, risico’s en financiën.
Workshop ‘Start met rapporteren’
Wij bieden een workshop aan waarin we samen met de klant een procedure en sjabloon ontwerpen en een plan maken om collega’s te informeren.
3. Rapporteer de voortgang
De projectmanager is bij het schrijven van de voortgangsrapportage regelmatig afhankelijk van anderen. Zo zal hij de gerealiseerde kosten soms bij de controller moeten ophalen. Het schrijven zelf kost vaak minder tijd dan het verzamelen van de informatie.
Tip: Houd de doelgroep goed voor ogen. Maak het niet te technisch, benoem niet teveel details, en probeer het objectief en zakelijk te houden.
Waarover rapporteren?
Afhankelijk van het type project kan het verschillen waarover je rapporteert. Hieronder de standaard en optionele indicatoren:
Tijd
Waar sta je ten opzichte van de oorspronkelijke planning? Activiteiten, taken of mijlpalen.
Geld
Hoeveel is al uitgegeven en wat is de prognose? Past die nog binnen het goedgekeurde budget?
Issues
Benoem de drie tot vijf belangrijkste knelpunten. Maak duidelijk welke actie je van de stuurgroep verwacht.
Risico’s
Benoem de drie tot vijf belangrijkste risico’s met maatregelen en eigenaren.
Wanneer groen, geel of rood rapporteren?
In voortgangsrapportages wordt vaak gewerkt met stoplicht-kleuren om de status aan te geven. Het gebruik van kleuren maakt het voor lezers makkelijk om direct te zien waar hun aandacht vereist is.
Groen
Oplevering volgens plan. Toelichting is niet nodig.
Geel
Oplevering kan nog volgens plan omdat het projectteam zelf actie gaat nemen. Geef aan wat je als projectmanager gaat doen.
Rood
Oplevering kan niet volgens plan; besluit stuurgroep nodig. Geef aan wat je van de opdrachtgever of stuurgroep nodig hebt.
4. Controleer en beoordeel de voortgangsrapportage
De projectmanager stuurt de rapportage doorgaans rechtstreeks naar de opdrachtgever en stuurgroepleden. Een organisatie die ook portfolio-rapportages wil heeft vaak een projectbureau (PMO).
Controleren (PMO)
- Zijn alle rapportages op tijd ingeleverd?
- Is de goede versie van het sjabloon gebruikt?
- Is de rapportage compleet ingevuld?
- Staat er geen oude informatie in?
Als alles klopt kan de informatie worden gebruikt om portfolio-rapportages te maken.
Beoordelen (opdrachtgever)
De opdrachtgever beoordeelt en bespreekt de rapportage met de projectmanager voordat deze definitief de organisatie wordt ingestuurd.
De stuurgroep ontvangt de rapportage voorafgaand aan de vergadering en gebruikt deze om de voortgang van het project te bespreken.
5. Maak een portfolio-rapportage
Voor directies of management teams die zicht willen hebben op de voortgang van het totaal van alle projecten is het niet handig om vele losse voortgangsrapportages te ontvangen. Portfoliorapportages bieden het gewenste overzicht.
Traditioneel proces
Alles handmatig: emails versturen, rapportages ontvangen en controleren, samenvoegen in Word, Excel of PowerPoint. Tijdrovend en foutgevoelig.
Gedeelde opslag
Semi-geautomatiseerd via SharePoint, Office 365 of Google Forms. Relatief snel te regelen en software is vaak al in huis — maar zonder autorisaties, verplichte velden of goed versiebeheer.
Geautomatiseerd met ProjectReports
Speciaal ontworpen voor organisaties die de eerste stappen op het gebied van professionalisering zetten. Centraal staat het hele proces van voortgang rapporteren en portfolio-rapportages maken — voor een scherpe prijs.
Klaar om te beginnen?
Neem contact met ons op of plan een live demo om te zien hoe ProjectReports jouw rapportageproces automatiseert.