Hoe kan ik projecten prioriteren?
Beslissen gaat over het maken van een keuze uit een aantal opties. Maar hoe vergelijk je die opties? En hoe prioriteer je de beschikbare opties? Op deze pagina behandelen we een aantal verschillende methoden om projecten (of andere items) te prioriteren.
Waarom een methode voor prioriteren gebruiken?
Op deze pagina gaan we in op het maken van keuzes en geven we je handvatten en hulpmiddelen om te prioriteren. Bekend is dat in organisaties die het proces van prioriteren nog niet hebben geprofessionaliseerd doorgaans de mensen met het mooiste verkoopverhaal en belangrijkste connecties hun ideeën ‘er door krijgen’. Met als gevolg dat mensen die politiek en mondeling minder vaardig zijn aan het kortste eind trekken als er keuzes gemaakt worden.
Portfoliomanagement is het vakgebied dat het proces voor het maken van die keuzes faciliteert. Portfoliomanagement zorgt ervoor dat een organisatie een portfolio van producten, projecten, beleggingen, softwareapplicaties e.d. samenstelt dat optimaal bijdraagt aan de (strategische) doelen van de organisatie.
Samenvattend zijn voordelen van een goede prioritering:
- Betere realisatie van de (strategische) doelstellingen
- Betere besteding van beschikbare capaciteit en middelen
- Meer draagvlak binnen en buiten de organisatie
Overzicht methoden
Hieronder behandelen we een aantal methoden, variërend van heel simpel en ook erg generiek tot een wat ingewikkelder methode, maar wel passend voor jouw specifieke situatie. Het gaat om de volgende methoden:
- I. MoSCoW
- II. RICE
- III. Eisenhower matrix
- IV. Single-criterium (bijvoorbeeld ‘Business Waarde’)
- V. Multi-criteria
Probeer nu de gratis multi-criteria prioriteringstool
I. MoSCoW
Een bekende methode om eisen en wensen (‘requirements’) binnen softwareontwikkeling te prioriteren is MoSCoW. Je kan deze methode ook inzetten om op een zeer eenvoudige manier projecten te prioriteren.
- M: ‘Must have’. Projecten die moeten doorgaan, bijvoorbeeld als gevolg van wetgeving of een getekend contract.
- S: ‘Should have’. Projecten die je zou moeten doen. Vergelijkbaar met een eis.
- C: ‘Could have’. Projecten die je wil doen, mits haalbaar. Vergelijkbaar met een wens.
- W: ‘Won’t have’. Projecten die je nu niet kan doen, wellicht later.
Het is een eenvoudig toepasbare methode die als belangrijkste nadeel heeft dat niet duidelijk wordt waarom een project een bepaalde prioriteit krijgt.
II. RICE
Net als MoSCoW wordt ook de RICE methode bij softwareontwikkeling gebruikt en is deze ook inzetbaar voor het prioriteren van projecten. RICE gaat, in tegenstelling tot MoSCoW, wél uit van vastgelegde criteria, in dit geval vier:
- Reach: hoeveel mensen worden beïnvloed door het project in een bepaalde periode?
- Impact: hoe groot is de impact op klanten (gebruikers)?
- Confidence: Hoe zeker ben je van de gegevens die je bij Reach en Impact hebt gebruikt?
- Effort/Ease: hoeveel inspanning moet er door mensen geleverd worden?
Deze methode is voor situaties waar duidelijk een groep klanten of gebruikers een hoofdrol speelt goed bruikbaar en ook relatief simpel toe te passen. Nadeel is dat deze methode geen rekening houdt met de strategie van de organisatie.
III. Eisenhower matrix
Oud-president van de USA Dwight D. Eisenhower hanteerde een simpele methode die niet alleen voor taken, maar bijvoorbeeld ook voor projecten eenvoudig toepasbaar is. Stel voor ieder item de volgende vragen:
- Is dit item urgent? Ja/Nee
- Is dit item belangrijk? Ja/Nee
Het is een eenvoudig toepasbare methode die als belangrijkste nadeel heeft dat niet duidelijk is op basis van welke criteria iets ‘belangrijk’ wordt gevonden.
IV. Single-criterium
Prioriteren kan al op basis van één enkel criterium. In de agile omgeving en bij software ontwikkeling wordt vaak het criterium ‘Business Waarde’ gehanteerd. In project portfoliomanagement is het criterium meestal de ‘Bijdrage aan de strategische doelstellingen’.
Aandachtspunten: (1) Heeft het criterium voor iedereen dezelfde betekenis? Stel de definitie op voordat er gescoord wordt. (2) Hoe bepaal je de score? Gebruik een richtlijn voor scoren.
V. Multi-criteria analyse
Organisaties kiezen er al snel voor om voorstellen te beoordelen op basis van meerdere criteria (‘multi-criteria analyse’). Door gebruik te maken van verschillende criteria laat je verschillende belangen meewegen in de prioritering.
Voorbeelden van criteria:
- Waarde voor de gebruikers, eigen organisatie of klanten
- Commerciële waarde: bijdrage aan omzet, innovatief imago
- Bijdrage aan de strategie en strategische doelstellingen
- Financiële bijdrage: NCW, TVT, ROI
- Haalbaarheid: beschikbaarheid capaciteit en budget
- Kwaliteit en risico
Het grootste voordeel van multi-criteria analyse is dat je de prioritering perfect kan afstemmen op het doel of de doelen die jouw organisatie wil realiseren. Houd het aantal criteria beperkt: indicatief drie tot vijf criteria.
Maak een Beslistabel
Maak een beslistabel waarin de te prioriteren items kunnen worden afgezet tegen de gekozen criteria. Gebruik Excel of probeer onze makkelijke prioriteringstool.
Aandachtspunten: (1) Bespreek de te hanteren methode, criteria en de weging tevoren met de beslissers. (2) Gebruik bij voorkeur een schaal van 0 t/m 5. (3) Geef voor criteria per score een korte toelichting. (4) Bepaal of criteria even zwaar wegen of dat wegingsfactoren nodig zijn.