Het is iets wat mij is opgevallen en wat eigenlijk best vreemd is. In ons privéleven besteden we veel geld en tijd om risico’s uit te bannen en onszelf te beschermen. We installeren alarmsystemen, we laten het licht branden om inbraken te voorkomen, we brengen onze kinderen tot de voordeur van school en als we op reis gaan sluiten we een reisverzekering af. Er zou toch maar iets kunnen gebeuren. Maar op het moment dat we zakelijk aan projecten werken zijn we een stuk minder proactief om risico’s te voorkomen.
Aandacht voor risico’s zakt weg
Projectleiders maken bijna altijd wel een goede start bij een project: ze maken met het team een risicoanalyse. Maar anders wordt het als het project op stoom komt en zeker nadat de eerste ernstige issues opduiken. Deze issues slokken een groot deel van de tijd op; ze zijn namelijk urgent en belangrijk. Die tijd gaat ten koste van het vooruitkijken naar risico’s die zich mogelijk kunnen gaan voordoen. Risico-logboeken worden niet actief besproken of geanalyseerd. De te nemen maatregelen krijgen te weinig aandacht en er wordt onvoldoende onderzocht of er nieuwe risico’s in beeld komen. Met als gevolg dat projecten plotseling geblokkeerd worden, vertraging oplopen, of in het ergste geval compleet stilvallen omdat een risico is verworden tot een feitelijk probleem, oftewel een issue.
Waarom risico’s onvoldoende aandacht krijgen tijdens projecten
Een belangrijke reden heb ik al eerder genoemd, dat is namelijk vermeend tijdgebrek en onze voorkeur voor urgente zaken, die nu actueel zijn. Een andere menselijke factor is dat wij risico’s fors onderschatten. We zijn van nature te optimistisch. Daarnaast heeft het meestal geen persoonlijke consequenties als het misgaat met een project. Terwijl je in de privésituatie direct de pijn voelt als het misgaat, als bijvoorbeeld je huis is leeggeroofd. Bij projecten draait ‘de organisatie’ in veel gevallen op voor de gevolgen. Er zijn maar weinig projectleiders die hun biezen moesten pakken, omdat de deadline niet gehaald werd.
Hoe omgaan met risico’s verbeteren?
Hoe kun je ervoor zorgen dat projectrisico’s wel de juiste aandacht krijgen en niet alleen zijn vastgelegd? Dat is best een uitdagende vraag. Zelf kan ik deze vraag slechts gedeeltelijk beantwoorden. Daarom zullen we binnenkort een gesprek aangaan met één van de grootste experts op dit gebied in Nederland, Martin van Staveren. Ik ben erg benieuwd welk antwoord ik krijg op de vraag hoe je meer aandacht voor risicomanagement in je projectorganisatie krijgt.
Mijn gedachten…
Als projectmanager is het van belang dat je niet zelf alle risico’s gaat managen, maar dat je ‘eigenaren’ van de risico’s vindt. En dat je heel duidelijk met die eigenaren afspreekt dat zij geheel in de lead zijn om de risico’s te managen. Vraag blijft dan wel: hoe vind je de goede eigenaar? Daarvoor heeft Martin een zeer interessante aanpak ontwikkeld die we in het interview met hem zullen behandelen.
Tot slot ben ik van mening dat het zinvol is om de risico- eigenaren zich te laten inspireren door hoe anderen succesvol met risico’s zijn omgegaan. Wellicht betekent dat dat we vaker successen zouden moeten vieren en delen.
Wordt vervolgd.
Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]