Gratis demo

Categorie: Prioriteren

Methoden en tips voor het prioriteren van projecten

  • Prioriteren met de gratis multi-criteria prioriteringstool

    De tweede helft van het jaar komt er al weer aan. Dat betekent dat het tijd wordt voor jaarplannen en het inventariseren en prioriteren van projecten voor het volgende jaar. Om directieleden, PMO’s en portfoliomanagers te helpen (nog) betere keuzes te maken, hebben we de multi-criteria prioriterings-tool ontwikkeld. Daarmee kan je in slechts 3 eenvoudige stappen projecten prioriteren. Het toevoegen, wijzigen of verwijderen en selectief tonen van informatie gaat veel makkelijker dan met Microsoft Excel.

    Multi-criteria prioritering

    Met het multi-criteria prioriteringsmodel bepaal je zelf voor alle projecten de gewenste criteria. Iedere organisatie is immers anders als het gaat om het realiseren van strategische doelen. Het kan bijvoorbeeld gaan om zaken als meer omzet, uitbreiding naar meerdere landen, moderniseren van de IT-systemen, of betere informatiebeveiliging. Wat is voor jouw organisatie van belang? In de vorige blog ben ik hier dieper op ingegaan.

    Stap 1: Voer de criteria en weging op

    Nadat het directieteam heeft bepaald wat de belangrijkste criteria zijn en hun relatieve belang (wegingsfactoren), kan je de multi-criteria prioriteringstool toepassen. De eerste stap is om de criteria met de wegingsfactor (%) op te voeren. Als voorbeeld kan het criterium ‘Betere informatiebeveiliging’ belangrijker zijn dan ‘Uitbreiding naar meerdere landen’. Verdeel de criteria op basis van 100%.

    Stap 2: Voer alle projecten op

    Voer alle projecten op die in aanmerking komen om te prioriteren. Doorgaans zal het gaan om projecten die al lopen en het volgende jaar doorlopen, projecten die nog niet zijn gestart en initiatieven die pas recent naar boven zijn gekomen. Het heeft mijn voorkeur om ook de lopende projecten mee te prioriteren; de uitkomst van de scores kan ertoe leiden dat een lopend project moet worden heroverwogen.

    Stap 3: Bepaal de scores per criterium

    Tot slot het echte werk: het bepalen van de scores. Daarbij is van belang wie de scores mogen vaststellen. Zo kan een sales Manager beter vaststellen of een project bijdraagt aan het ontwikkelen van de omzet. En IT-experts kunnen beter de IT-criteria scoren. Gebruikmaken van de kennis en ervaring van de diverse disciplines betekent dat de effecten van de projecten beter worden meegenomen. Uiteindelijk bepaalt de directie op basis van alle onderliggende scores het eindresultaat.

    Selecteer in de tool de indicator die je wilt scoren en verberg bij voorkeur de kolom ‘Score totaal’ om afleiding en ongewenste beïnvloeding te voorkomen. Laat de betreffende experts de projecten scoren. Sorteer in deze kolom vervolgens de scores van hoog naar laag (met pijltje). De experts kunnen zo nog een eenvoudige check doen of de onderlinge verhoudingen tussen de projecten goed zijn. Herhaal per criterium dit proces totdat alle criteria zijn gescoord.

    Het eindresultaat

    Het eindresultaat is aan de directie. De individuele scores van de criteria zijn, op basis van de wegingsfactoren, omgezet tot totaalscores. Toon alleen de kolom ‘Score totaal’, sorteer deze van hoog naar laag en bespreek het resultaat met de directie. Het is aan de directie om te bepalen of zij het resultaat aanpast. In het geval van aanpassen van scores is het van belang dit te communiceren met de betreffende experts. Als een project nader besproken moet worden, type de naam van het project in het zoekveld in en toon ook de kolommen met criteria zodat je ziet hoe de totaalscore tot stand is gekomen.

    Zoals ik in de vorige blog heb geschreven, zijn de scores het begin van het goede gesprek met de beslissers. Beslissen blijft mensenwerk en meer dan alleen getallen op een rijtje zetten. Faciliteer dat gesprek.

    Probeer nu de gratis Multi-criteria prioriteringstool!

    Met de Multi-criteria prioriteringstool maak je objectievere, dus betere keuzes. Daarmee zorg je ervoor dat projecten de aandacht krijgen die ze verdienen.

    Probeer de tool nu uit!

    Remco Reitsma – ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

  • Hoe kun je projecten (nog) beter prioriteren?

    Hoe kun je projecten (nog) beter prioriteren?

    De meeste organisaties hebben meer projecten op hun wensenlijst staan dan dat er tijd of geld beschikbaar is om ze te realiseren. Dus zullen er keuzes moeten worden gemaakt. Projecten kiezen heeft ook met balanceren te maken; je zal bijvoorbeeld ook ruimte moeten houden om flexibel te zijn in geval van dringende onverwachte zaken. Prioriteren is daarmee uitdagend, daarom deze keer een eerste artikel met twee simpele methoden om te prioriteren.

    De basis van prioriteren

    Ergens prioriteit aan geven kan alleen als je alle projecten kent. Stel daarom eerst een complete lijst samen. Neem er de tijd voor. Zorg er wel voor dat de aanvragen voor projecten op een uniforme wijze aangeleverd worden, want alleen dan kan je vergelijken. Vervolgens bepaal je met welke methode je wilt prioriteren. In deze blog behandel ik twee simpele methoden. De volgende blog gaan we een wat meer geavanceerde methode gebruiken.

    Twee methoden om projecten te prioriteren


    Methode 1: MoSCoW

    Een bekende methode om eisen en wensen (‘requirements’) binnen softwareontwikkeling te prioriteren is MoSCoW. Je kan deze methode ook inzetten om op een zeer eenvoudige manier projecten te prioriteren.

    M: ‘Must have’. Projecten die moeten doorgaan, bijvoorbeeld AVG-wetgeving of een getekend contract.

    S: ‘Should have’. Projecten die je zou moeten doen. Vergelijkbaar met een eis.

    C: ‘Could have’. Projecten die je wil doen, mits haalbaar. Vergelijkbaar met een wens.

    W:‘Won’t have’. Projecten die je nu niet kan doen, wellicht later.

    Het is een eenvoudig toepasbare methode die als belangrijkste nadeel heeft dat niet duidelijk wordt waarom een project een bepaalde prioriteit krijgt. Uiteraard kan je de argumenten van de personen die scoren vragen, maar daarmee heb je nog steeds geen gestructureerde, gedragen, criteria met elkaar afgesproken. Iedereen kan zijn eigen argumenten (criteria) hanteren.

    Methode 2: RICE

    Ook de RICE methode wordt bij softwareontwikkeling gebruikt en is inzetbaar voor het prioriteren van projecten. RICE gaat, in tegenstelling tot MoSCoW, wél uit van vastgelegde criteria, in dit geval vier:

    1. Reach: hoeveel mensen worden beïnvloed door het project in een bepaalde periode?
    2. Impact: hoe groot is de impact op klanten (gebruikers)?
    3. Confidence: Hoe zeker ben je van de gegevens die je bij Reach en Impact hebt gebruikt?
    4. Effort/Ease: hoeveel inspanning moet er door mensen geleverd worden?

    Gebruik bij voorkeur een makkelijke reeks waarden, bijvoorbeeld (0,25, 0,5, 1,0 en 2,0) voor Impact en Effort en bijvoorbeeld 25%, 50%, 75%, 100% voor Confidence.

    Door Reach met Impact en Confidence te vermenigvuldigen en vervolgens te delen door Effort ontstaat de RICE score. Projecten met de hoogste score krijgen vervolgens prioriteit.

    Deze methode is voor situaties waar duidelijk een groep klanten of gebruikers een hoofdrol speelt, goed bruikbaar en ook relatief simpel toe te passen. Naast het feit dat deze methode geen rekening houdt met de strategie van de organisatie ben ik persoonlijk ook minder gecharmeerd van prioriteringsmethoden zoals deze waarin de geschatte inspanning meeweegt: de plek van grote projecten op de lijst komt soms niet herkenbaar over omdat die projecten veel capaciteit vergen en daardoor veel lager op de lijst eindigen dan men op basis van toegevoegde waarde verwacht. Persoonlijk houd ik de maakbaarheid (effort) liever gescheiden van de prioritering. Daarbij komt nog eens dat soms de benodigde capaciteit achteraf dusdanig afwijkt van de oorspronkelijke inschatting dat men tot een andere prioritering zou zijn gekomen. Maar bepaal vooral wat bij jullie past.

    Beide methoden hebben als groot voordeel dat je er snel mee aan de slag kan, waarbij MoSCow de meest laagdrempelige methode is. Volgende keer gaan we in op een meer geavanceerde methode, waarbij meerdere criteria die specifiek voor jouw organisatie van toepassing zijn worden gebruikt. Die methode zorgt ervoor dat je projecten zeker bijdragen aan de strategie en doelen die jouw organisatie nastreeft.

    Ik hoop dat deze informatie je helpt om nog betere keuzes te maken. Wil je meer over prioriteren lezen, kijk dan op de pagina ‘Hoe kan ik projecten prioriteren?‘.

    Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]