Categorie: Uncategorized

Daar is ie alweer…, het vaste overleg met de opdrachtgever. Wie projecten managet wil graag aangesloten blijven. Afhankelijk van de dynamiek van de projecten zie ik daar de geijkte wekelijkse of tweewekelijkse overleggen. Een half uurtje is prima, een uur fijn. Maar met de verlenging wordt direct mijn valkuil geopend.

De oh nee vergeten valkuil

Ik ben me na zoveel jaren wel bewust geworden dat een van mijn minder sterke punten is dat ik van praten houd. Nu sta ik daar niet alleen in. Veel collega’s houden ook van praten. En ook opdrachtgevers vormen daar geen uitzondering op. Met een half uur op de klok willen we nog wel bij de les blijven, maar met een uur lijkt de wereld open te liggen. Voordat je er erg in hebt is het wekelijkse of tweewekelijkse overleg alweer voorbij en is er volop gesproken maar kom ik tot de conclusie dat wat aangeraakt moest worden niet aangeraakt is. Meer dan eens schoot de ‘Oh nee!! vergeten te vragen’-gedachte, direct nadat ik het kantoor van mijn opdrachtgever had verlaten in mijn hoofd. Dan hadden we een enorm issue uit den treure besproken, maar was ik bijvoorbeeld vergeten goedkeuring te vragen om een extra medewerker in te huren.

In de loop der jaren is mij duidelijk geworden dat voortgangsgesprekken vanzelf wel ‘vol komen’. En zeker niet alleen met onzinnige dingen. Maar als je de naam van het ‘voortgangsgesprek’ eer aan wilt doen, zal het met de opdrachtgever toch minimaal over de voortgang van het project moeten hebben en niet verzanden in kleine irritaties of opgeblazen issues. Het gaat tenslotte over de voortgang, wat mij herinnert aan vroeger.
Voor de zomervakantie haalden mijn ouders bij de ANWB routekaarten. Grote witte kaarten met daarop alleen de hoofdwegen en geen nitty gritty details. Met een arceerstift werd aangekruist hoe we zouden rijden. Maar in de chaos en hectiek verdwaalden we steevast op de rondweg van Parijs, de beruchte Boulevard Périphérique, Na tien minuten ruzie werd dan resoluut gestopt op een parkeerplaats. De kaart werd erbij gepakt en er werd net zo lang stilgestaan tot we wisten waar we waren én waar we ook alweer naar toe wilden. De korte stop maakt het gezamenlijke doel weer duidelijk en zonder problemen werd daarna Parijs gepasseerd. Het leek dan wel of vanuit het nieuwe gedeelde doel de afstand korter was geworden…

Kijk ik dan weer naar de reis van een project dan zijn de voortgangsgesprekken voor het beantwoorden van een vraag: “Welke mijlpalen of producten zijn afgerond en wat gaan we de komende periode opleveren?”. Benoem de issues, maar bespreek niet alleen dat enorme issue en blijf focussen op de hoofdweg. Mensen hebben de neiging erg op de inhoud te zitten. Als projectmanager word je geacht het proces te managen en dan hebben we het over het voortbrengingsproces.

Rapport als routekaart

De voortgangsrapportage is voor mij een prachtig hulpmiddel om het gesprek met mijn opdrachtgever gestructureerd te laten verlopen. Het is mijn project ANWB routekaart maar dan wel met daarin alle aspecten, zoals tijd, kwaliteit, issues en risico’s vermeld. De meeste voortgangsrapportages bevatten de bekende stoplicht-kleuren waardoor de aandacht van de opdrachtgever automatisch al naar de aandacht behoevende geel of rood gekleurde items wordt geleid. Door het rapport als leidraad te gebruiken kan je zeer efficiënt je gesprek voeren zonder aspecten te vergeten.

Blijf uit de inhoud

De discussie of mijn vader nu door rood of oranje was gereden bij Parijs bracht ons niet terug op de hoofdweg maar was wel belangrijk om even aan te raken en in de stress van het verdwaald zijn de risico’s te blijven managen. Zelfs met de voortgangsrapportage op tafel is het nog niet altijd een eitje om gesprekken goed te laten verlopen. Opdrachtgevers hebben namelijk meestal zelf ook wel onderwerpen die ze willen bespreken. En het liefst natuurlijk als eerste. Probeer met hem of haar af te spreken dat je altijd eerst de voortgangsrapportage doorneemt en daarna de andere onderwerpen bespreekt. En probeer zoveel mogelijk uit de inhouds-discussies te blijven, daar zijn toch de experts in het projectteam voor?

Vraag jezelf tijdens het overleg met je opdrachtgever steeds af: gaat het gesprek over het voortbrengingsproces of over het productieproces .

Waarom doe ik dit ook al weer? “Omdat we het zo afgesproken hebben!”. Dit was nou niet het beste argument om mij als projectmanager te motiveren om iedere week een voortgangsrapportage op tijd in te leveren. En toch probeerde de goedwillende medewerker van het projectbureau/PMO mij zo te overtuigen.

Ik ben zo druk

Al die jaren projecten van begin tot eind brengen lijkt voor sommigen eentonig en stressvol en dat is het ook als je niet constant ontwikkelt en blijft ontwikkelen. Zo had ik het als projectmanager druk, wat zeg ik, vreselijk druk om mijn project op tijd over de finish te krijgen. Uiteraard werkte iedereen daar hard aan. Ook ik was, zoals de meeste mensen die iets managen, bijna al mijn tijd kwijt aan overleggen. Maar hoe druk ik het ook had met allerlei ‘overleggen’, bijpraten met mijn teamleden en de stakeholders goed aangehaakt houden hebben altijd voorop gestaan, maar schiet er ook o zo makkelijk toch bij in. Tijden lang sprintte ik van overleg naar overleg. Niet slim, maar één voordeel had dat wel, ik had alle info top-of-mind. Ze konden me alles vragen; ik had altijd een pasklaar antwoord.

Tijdens mijn eerste projectjes was dit wel mijn setting. Ik vond het zalig al die hectiek. Rennen, rennen. En ’s-avonds met een gevoel naar huis dat ik heel druk – en goed – bezig was geweest. Als ik dan ’s-avonds nog mijn mailachterstand van die dag wegwerkte kwam ik nog weleens een mailtje tegen van een PMO’er: “Remco, waar blijft je voortgangsrapportage? De deadline was vandaag 12.00uur”. Voor mijn gevoel was het nog maar een paar uur geleden dat ik mijn vorige voortgangsrapportage had verstuurd. En daar ging ik weer. Na die lange werkdag nog even snel die rapportage maken voordat ik naar mijn tennisafspraak ging. Maar waar had ik de rapportage van vorige week ook al weer? Oh ja, in Excel kijken bij ‘Open recente bestanden’ en daar was ie gelukkig nog te vinden. Effe openen en snel aanpassen. De status kleurtjes voor tijd, geld en kwaliteit waren nog allemaal OK, dat wil zeggen Groen. Alleen dat nieuwe issue nog opvoeren. Vier regels toelichting en gaan met die banaan. Naar de tennisbaan.

Herken je deze werkwijze? Hopelijk niet. Maar mocht je het wel herkennen, dan weet ik zeker dat je niet de enige bent. En dan herken je misschien ook de volgende situatie:

Wat je misdoet doe je zelf, nog een keer.

De volgende ochtend was ik net begonnen met mijn teamoverleg toen de PMO’er kwam binnenlopen. Waarom ik het oude sjabloon had gebruikt. En of ik binnen 30 minuten een nieuwe versie wilde maken met het goede sjabloon en met dit keer wél het onderdeel Financieel geactualiseerd. Ik had toch immers afgelopen week gewoon doorgewerkt met het team? Oftewel ik kon mijn vergadering afbreken en voor een tweede keer de rapportage voor dezelfde week opleveren.

Als ik hier nu op terugkijk zie ik dat er meerdere dingen misgingen. Dat varieerde van de opslag van documenten, overschrijven van vorige rapportages, teveel overleg in verhouding tot nadenken en plannen, en zo kan ik er nog wel een paar noemen waar ik in andere blogs nog op zal ingaan. Maar waar het me nu vooral om gaat is dat ik in de beginfase als projectmanager de meerwaarde van het schriftelijk rapporteren niet inzag.

Tijdens mijn derde project kwam bij het omslagpunt. Tijdens een koude herfstavond thuis, in alle rust, mijn partner was weg, maakte ik de voortgangsrapportage. Ik realiseerde me opeens dat we de komende week een gebruikersbijeenkomst moesten voorbereiden die door alle hectiek nog geen aandacht had gehad (ik hoefde alleen maar even een Powerpointje te maken had ik destijds geroepen). Na de eerste schrik nam ik meteen de tijd om de hele rapportage helemaal opnieuw door te nemen. Dat leidde tot een aanpassing van de issues en een nieuw risico. Het leidde zelfs tot de wijziging van de statuskleur voor de voortgang. Die kon ik niet langer groen houden. Hij werd kanariegeel.

Het werd me helder dat ik er zelf voordeel van had als ik mijn voortgangsrapportages niet meer in alle hectiek snel tussendoor maakte, maar mezelf er bewust even voor afzonderde en er echt aandacht aan gaf. Het hielp mij toen en het helpt me nog steeds om beter te begrijpen hoe mijn projecten er nu echt voor stonden en voor staan. Tussen al die vergaderingen en crash-acties waarbij heftige issues worden opgelost ervaar ik het maken van de voortgangsrapportage tegenwoordig als een moment van rust; heel waardevol. Het geeft wat afstand tot het project, de bekende helicopterview, en leidt regelmatig tot een frisse blik. Als credo gebruik ik sinds kort (vrij vertaald naar Tele2):

Niet omdat het moet, maar omdat ik het kan!

Hoort u ze ook? Zelfs met een minder scherp gehoor en veel omgevingslawaai kan je ze horen, overal en steeds vaker, de lokroep van projectleiders. Elke organisatie kent projecten en met projecten ontstaat behoefte aan projectleiders. De een wordt als vrijwilliger aangewezen, de ander heeft er doelbewust via studie voor gekozen projecten in goede banen te leiden als professie.

Of het nu een websitebouwer is die praat over projecten, wegenbouwers, consultants, HR-managers, secretaresses, allemaal ‘doen’ ze projecten.

Wel een project, niet een project, wel een project niet een project

Een projectleider in de bouw verstaat heel iets anders onder een project dan een afdelingshoofd.

Vergelijken we projecten onderling dan zien we grote verschillen. De websitebouwer die in zijn eentje in WordPress in drie dagen tijd een website bouwt; de wegenbouwers die met honderden collega’s in een tijdsbestek van vier jaar een snelweg verleggen, de consultant die met een klein team experts een analyse doet en een rapport oplevert, de HR-manager die met het directieteam samen een reorganisatie aanstuurt en de secretaresse die een bedrijfsfeest organiseert. Allemaal belangrijke projecten voor degene die de verantwoordelijkheid draagt. Met als verschil het aantal betrokken mensen, de hoeveelheid geld, de doorlooptijd en omvang en soort risico’s. Eén ding hebben al die verschillende soorten projecten wel gemeen: er moet werk verzet worden. Er zijn acties nodig die op specifieke momenten afgerond moeten zijn om het project tot een succes te maken. De uitdaging voor jou als projectleider is om goed zicht te houden op de status van al die acties. Sterker nog, het is je hoofdtaak.

Het succes van projecten wordt dus vanuit ‘te verzetten werk’ bepaald. Logisch dat we met iedereen die meewerkt regelmatig bij elkaar komen en de voortgang bespreken. De lokroep van de projectleider haalt het team bij elkaar zodat we samen zichtbaar kunnen maken wat de status van de acties is.

Naarmate projecten groter en complexer zijn wordt het lastiger in een overleg alle acties te bespreken. Hoe meer mensen in een project werken hoe groter de uitdaging om goed zicht op de status van al dat werk te houden. Dat kan je dan eenvoudig niet meer uit het hoofd of in een schriftje doen. Alles draait dan om afspraken en een werkwijze die door alle leden van het projectteam wordt omarmd en gebruikt. Dat heb ik als junior wel geleerd.

De les van de gearchiveerde boterham

Jaren geleden, als junior projectmanager, had ik de schone taak door het verticaal stapelarchief van mijn collega te spitten zodat de directie tijdens zijn vakantie wist waar we nu eigenlijk stonden met een belangrijk project. De stapels papier waren normaal een no-go zone, maar nu moest het. De super senior projectmanager, met aanzien van iedereen in de organisatie, kon altijd direct de status vertellen en feilloos iets vinden. Maar nu was hij op een welverdiende vakantie van vier weken en ik was de pineut. In vier weken ben ik senior geworden. Het doorspitten van het verticaal stapelarchief, van vloer tot plafond en van muur tot muur heeft mij slapeloze nachten en tien jaar van mijn leven gekost, want de directie eiste antwoorden. Eén ding heb ik geleerd: wat logisch is voor de één hoeft niet te werken voor de ander. Het chronologisch doorstapelen van papier werkte niet, zeker niet als daar af en toe in alle hectiek ook de boterhammen met pindakaas en leverworst tussen zijn blijven slingeren. Ik wist in ieder geval dat op woensdag 5 maart 1995 een boterham met pindakaas de lunch was. Maar alle gekheid op een stokje: het op een uniforme en door iedereen onderschreven – en gehanteerde (!) – manier registreren van de status van acties is een no-brainer en is essentieel!!

Uniform op je eigen of een uniforme manier

Op zich is er niets mis met Excel, maar je wil niet weten hoe creatief mensen in Excel kunnen zijn. Het registreren van de status van acties voor kleine projecten kan op zich prima in een Excel lijst. Maar het nadeel daarvan is dat niet iedereen er tegelijk in kan werken. En bij het rondsturen met de vraag om de acties bij te werken ontstaan al snel tal van verschillende versies van het bestand. Dan ben je als projectleider de pineut en kost het weer extra tijd om dat overzicht samen te stellen. Zo’n Excellijst werkt ook lastig als je afhankelijkheden tussen verschillende acties wilt bewaken. Ieder project kent namelijk afhankelijkheden; projecten zonder afhankelijkheden bestaan niet.

Samenwerken in plaats van samen werken

Om goed de voortgang van je project bij te houden zal je dus al snel expert in Excel moeten worden, of grijpen naar andere tools. Je zal met je projectteam moeten kunnen samenwerken in een voor iedereen gelijke omgeving in plaats van dat je samenwerkt met een tool waar ieder teamlid alsnog zijn eigen draai aan kan geven. Werken vanuit één versie maakt al een wereld van verschil. De Control en de C en de V-toetsen zijn bij mij in de loop der jaren zo goed als versleten door het knippen en plakken vanuit de verschillende spreadsheets die ik van mijn teamleden ontving.

Oh ja, er is nog een andere functie van de lokroep van de projectleider. Op het moment dat iedereen in je team de techniek vóór zich kan laten werken, in plaats van dat ze mét techniek werken, kan er tijd besteed worden aan die andere kant waarvoor de lokroep het team samenbrengt: de inhoud, in plaats van discussies over de status van de acties

Naast de fysieke lokroep elkaar over de inhoud te ontmoeten wordt de lokroep van de projectleider over de status steeds vaker door software geroepen. Teamleden krijgen per e-mail of ander medium een signaal (vaak ‘notificatie’ genoemd). En als een status is bijgewerkt of een actie is afgerond klinkt het signaal door. Geen gejaag en geroep meer, maar het monitoren van voortgang geholpen door techniek zodat je op ieder moment weet waar jouw aandacht nodig is en je ook de opdrachtgever steeds van de actuele status van het project kan voorzien.

Het vak ‘projectmanagement’ raakt steeds meer mensen. Projecten zijn steeds vaker een directe afspiegeling van de strategie (daarover in een volgende blog). Projecten zijn dan ook belangrijk. Ze gaan stuk voor stuk over verandering.

Overal waar we kijken is verandering en de kans is groot dat je zelf midden in de verandering staat. Waar verandering plaatsvindt willen we controle houden en niet uitglijden. Maar niet iedereen houdt van verandering of van het tempo waarmee we verandering, en dus projecten, willen doorvoeren. Reden dat de voortgang van projecten velen dagelijks bezighoudt, vaak zelfs in de avond en weekenden, als we eigenlijk liever thuis zijn of andere dingen doen. Verandering die we willen controleren en die vraagt dat op een logische wijze vooruitgang in de gaten wordt gehouden. Verantwoorde vooruitgang is waar we het in onze blogreeks over willen hebben.

Alles draait rond grip op voortgang

Verandering is belangrijk. Zonder verandering geen vooruitgang, maar het bijhouden en najagen van de voortgang is niet altijd even leuk. Het kan zeldzaam vermoeiend zijn, zeker als veranderingen elkaar snel opvolgen, of onderweg blijven steken.
– Hoe zorg je ervoor dat de voortgang niet vertroebelt?
– Hoe motiveer je teamleden om jou op de hoogte te houden? (hoe ga je om met dwarsliggers en aanjagers die voor de fanfare uit lopen?)
– Hoe wordt rapporteren leuk? (De terugslag van moeten en de kracht van delen)
– Wat zijn de laatste trends op het gebied van het werken met teams aan projecten? (Waarom techniek pas gaat werken als mensen los kunnen laten.)

Leer van gemaakte fouten, ontmasker fabels en ken de feiten. In de komende blogs nemen we je graag mee in de rijke ervaring en praktische tips. We zoomen in op de belangrijkste trends in het bewaken van voortgang. We achterhalen hoe ervaren projectmanagers de betrokkenheid binnen hun teams hooghouden en hoe ze steeds weer (over)zicht en grip houden op de voortgang.

Meld je aan als je als eerste op de hoogte wil zijn
Nu online: “De lokroep van projectleiders”