Categorie: Uncategorized

Herken je deze situatie? Je bent de auto aan het inpakken voor de vakantie en plotseling komt er van alles bij waar je geen rekening mee gehouden had. Je man, vrouw, partner of de kinderen doen allemaal een aanslag op de beschikbare ruimte. Een klein beetje meer overleg vooraf had geen kwaad gekund. Weet je wat zo grappig is? Zo gaat het ook vaak tijdens je dagelijkse werk.

“Wij zijn er klaar voor!”
Een trots projectteam heeft twee jaar lang aan een nieuw systeem gewerkt en is eindelijk klaar om het te introduceren aan alle collega’s. Ze zijn trots en staan te trappelen van ongeduld. Gas erop! De interne communicatie wordt opgestart en trainingsdata worden vastgelegd. Het projectteam is er klaar voor! Maar de medewerkers op de werkvloer zijn dat helaas niet…

Er is geen ruimte
De interne communicatie wordt niet gelezen, de trainingsdata worden afgezegd, of er wordt een verzoek gedaan om een en ander uit te stellen. Het is immers al druk genoeg en er is geen tijd om dit naast het gewone werk te doen. Symbolisch gaat de achterklep niet meer dicht en de belangrijkste koffer, de eigen werkzaamheden, die gaan we er niet uithalen. Ook herkenbaar?

Zeker als er meerdere projecten tegelijkertijd lopen is de grootste valkuil dat wordt vergeten om rekening te houden met het absorptievermogen van de medewerkers. Zij krijgen immer te maken met al die projecten. De medewerkers zullen voor de meeste veranderingen al snel een paar maanden nodig hebben om er helemaal aan te wennen. En die maanden zijn ze minder productief. Als er geen ruimte is in het hoofd van de medewerkers, die ermee aan de slag moeten, zullen de opgeleverde nieuwe producten of diensten niet of beperkt gebruikt worden. Daar gaat je investering.

Kijk wat kan

De conclusie van dit alles is dat het management goed in de gaten moet houden dat niet alle projecten tegelijkertijd op medewerkers worden afgevuurd. Het totaalbeeld moet gemanaged worden. Daarnaast heb ik nog drie andere praktische tips:

1. Praat vooraf met de teamleiders en zorg dat er minimaal een overzicht is van alle projecten en andere ingrijpende veranderingen waar de medewerkers mee te maken krijgen. (Bijvoorbeeld opleidingen, vertrek van collega’s, vakanties, etc.).
2. Houd bij het plannen van de implementatie van een nieuw project rekening met wat je vanuit de inventarisatie al weet. Zorg dat er op de werkvloer niet te veel veranderingen tegelijkertijd plaatsvinden.
3. Houd rekening met grote verplichte projecten, zoals de AVG . Die gaan doorgaans voor en kunnen een forse aanslag doen op de hele organisatie. Dan zullen er wat koffers uit moeten om in ieder geval iedereen mee te krijgen.

Mocht je nog met vakantie gaan en een uitdaging ondervinden met het indelen van de kofferbak omdat er vooraf te weinig overleg is geweest, denk dan nog even met een lach terug aan deze blog.

Behoefte aan overzicht van alle projecten?
Daar help ik je graag bij, zodat je beter kan overzien wanneer de medewerkers met de implementaties te maken krijgen en je kan voorkomen dat medewerkers te zwaar belast worden.

Prettige vakantie.

Deze week wordt de 30 graden Celsius weer overschreden in grote delen van Nederland. De luchtdruk neem toe, we worden minder productief, maar we hebben ons er zo goed mogelijk op voorbereid. Wat heeft dat nu met projecten te maken zal je waarschijnlijk denken? Ik bedacht mij dat er wel lering valt te trekken in de manier waarop wij met deze tropische temperaturen omgaan. Lees maar.
De temperatuur stijgt naar grote hoogteAls de buitentemperatuur stijgt dan nemen we direct passende maatregelen. Er worden randvoorwaarden geschapen om met de hitte om te kunnen gaan. Extra water wordt meegenomen in de auto, want je zou maar in de file komen te staan in een snikhete auto. Je bent goed voorbereid en je past bijvoorbeeld ook je kleding erop aan, omdat je van tevoren weet wat komen gaat. En wie buiten is smeert zich meestal uit voorzorg in met zonnebrand.

Maar als de ‘binnentemperatuur’ stijgt, vanwege een uit de hand gelopen project, dan is het lang niet in alle gevallen zo dat er goed nagedacht wordt over voorzorgsmaatregelen die helpen om de plotseling opkomende verhitting in projecten te beperken. Terwijl je als opdrachtgever ook nu snel moet handelen.Wat kan je dan doen om je ook hierop goed voor te bereiden? In projecten weet je immers van tevoren nooit wat er precies komen gaat.
3 tips om als opdrachtgever oververhitting in projecten te voorkomen
Tip 1: Kijk naar je eigen rol als opdrachtgever en neem direct verantwoordelijkheidHet is immers jouw project dat in de problemen verkeerd. Als je niets doet en te lang problemen bij de projectmanager laat liggen, dan worden de problemen alleen maar groter. In de verzengende hitte kan jij niet lang zonder water, want dan beland je in het ziekenhuis. Het project heeft je hulp nu dringend nodig. Voorkom da je project in de ziekenboeg terecht komt. Neem dus direct je verantwoordelijkheid.
Tip 2: Vraag als opdrachtgever zo snel mogelijk wat de projectmanager nodig heeftAls er oververhitting dreigt, vraag dan als eerste wat jij kunt doen om te helpen. Misschien is er snel een besluit nodig om een ernstig blokkerend knelpunt op te lossen, of kan je helpen door extra tijd en geld te geven. Zolang maar snel duidelijk wordt welke maatregelen nodig zijn om het project weer vlot te trekken.

Tip 3: Probeer er als opdrachtgever met je project eerst zelf uit te komenAls projecten qua planning of budget uit de pas gaan lopen dan zie ik regelmatig dat er een onderzoek wordt opgestart. Vaak wordt hiervoor een externe organisatie ingezet. Mijn advies is om in ieder geval stil te staan bij de gevolgen hiervan voor het project. Het onderzoek kan namelijk tot extra oververhitting leiden, omdat er veel extra werk op het projectteam afkomt. Bijvoorbeeld het leveren van documenten en ook worden interviews afgenomen met leden van het team die het zweet al onder de oksels hebben staan. Onderzoek eerst zelf met het projectteam grondig wat er aan de hand is. Zolang je er zelf uit kunt komen zal er meer vaart in de oplevering van het project blijven zitten is mijn ervaring.

Voor de komende dagen…Aan de buitentemperatuur valt niets te doen, aan de binnentemperatuur wel; zowel op het gebied van de temperatuur in het kantoor als op het gebied van de temperatuur in projecten.

Geniet van de zon!

Deze blog gaat over het betrekken van medewerkers, draagvlak creëren en collega’s het belang ergens van in laten zien. Interessant daarbij is dat blijkbaar de ene persoon veel beter in staat is om medewerking te verkrijgen dan een ander. Daarom heb ik 4 tips voor je om collega’s of andere betrokkenen met je mee te laten trappelen.

Tip 1: Benader gedragstype apart

Het kan voorkomen dat een groep medewerkers al staat te trappelen om mee te doen, terwijl een andere groep nog heel terughoudend, of helemaal niet reageert. Deze verschillende groepen kan je het beste apart benaderen, het zijn verschillende doelgroepen voor je communicatie en interventies. Om het eenvoudig te verwoorden: iemand die al aan boord is hoef je niet meer te overtuigen.

Tip 2: Gebruik gedragsmodellen en specialisten

Als je wilt weten tot welke doelgroep personen behoren is de “Maatstaf voor acceptatie en draagvlak (van Berenschot, Managementmodellen voor communicatie) een handig hulpmiddel om de doelgroepen vast te stellen. De maatstaf werkt als een thermometer en kent vijf stadia die een mens doorloopt voordat sprake is van draagvlak. In stadium vijf verandert de persoon houding en gedrag ten aanzien van de maatregel en wordt er gesproken van draagvlak: het gewenste gedrag wordt vertoond. Voorbeelden: de medewerkers werken nu volgens de door het project geïntroduceerde nieuwe procedure, of ze werken meer klantgericht als dat het doel van het project was. Veranderen is lastig en vergt vakmanschap. Zorg dat je beschikt over een adviseur interne communicatie die je kan helpen om de doelgroepen te inventariseren en per groep passende communicatie en interventies uit te werken. Dat verdient zich terug.

Tip 3: Check of jouw energie wel naar de juiste mensen gaat

Er zijn genoeg projecten aan te wijzen waar onbewust te veel mensen bij betrokken worden. Mogelijk herken je zelf ook dat niet alle collega’s die uitgenodigd zijn naar de bijeenkomsten van een project komen. De valkuil is dat je probeert alle medewerkers ‘mee te krijgen’ in de verandering. Dat hoeft echt niet altijd. Als je dat dan toch probeert verspil je onnodig tijd en energie. Houdt dus altijd scherp wat je per groep wilt bereiken.

Tip 4: Gebruik een pragmatisch boek

Als je zelf aan de slag wil gaan met verandermanagement kan ik je het pragmatische boek ‘Regel jij het draagvlak?’ van Monica Wigman van harte aanbevelen. Tip van Monica: als mensen zeggen “Ik word niet betrokken”, stel dan de wedervraag “Maar ben je wel betrokken?”. Afhankelijk van dit antwoord kan je dan met ze in gesprek gaan om te kijken hoe je ze kan betrekken. Het is een boek boordevol voorbeelden welke communicatie past bij de diverse veranderstrategieën.

Veel succes met de verandering. Als je het leuk vindt om daarover van gedachten te wisselen, stuur me dan een mailtje.

Er zijn 4 manieren om jezelf symbolisch in tweeën te delen en de juiste dingen te doen.” Daar ben ik inmiddels wel achter en deze praktijkervaring deel ik graag met je. Het heeft te maken met prioriteiten stellen, maar dan wel op een manier die werkt en acceptabel is voor jezelf en de personen die je tevreden moet houden. Dat was een behoorlijke uitdaging waar ik gelukkig een oplossing voor vond.

Wie en wat geef je de meeste aandacht?

Misschien herken je zelf ook dat gevoel dat er tijdens je werk (te)veel op je afkomt. Veel verschillende projecten, meerdere opdrachtgevers, klanten die vragen stellen, klanten die issues hebben en managementleden die van jou resultaten willen zien. Als je, net als ik, graag overal ‘ja’ op zegt, dan ontstaat er vanzelf een valkuil; je komt tijd tekort. “Ik kan mij niet in tweeën delen” was wat ik altijd dacht. En dat klopt ook wel. Dus besloot ik dat tijd indelen anders, effectiever en productiever moest. In mijn eigen tijd ging ik op zoek en vond:

Het kwadrant van Covey!

Ik had er weleens van gehoord, maar ik gebruikte ‘m niet. Nu wel en met succes. Dit is hoe het werkt: Je maakt enerzijds de keuze uit ‘belangrijk’ of ‘niet belangrijk’ en anderzijds de keuze uit ‘dringend’ en ‘niet dringend’. Als je het niet als theorie gebruikt maar echt toepast dan houd je ineens tijd over en doe je de juiste dingen want:

• Wat niet dringend en niet belangrijk is, kan je dumpen of weggeven.
• Wat niet belangrijk maar wel dringend is kan je anderen laten doen.

Dan ben je al twee van de vier mogelijkheden kwijt. En dat is 50%! Hetzelfde als jezelf in tweeën delen. Wat je zelf doet is:

• Datgene wat belangrijk en dringend is, dat doe je direct en
• Wat belangrijk is, maar niet dringend. Dat kan je even parkeren.

Covey toepassen geeft resultaten

Inmiddels heb ik een totaallijst van al mijn activiteiten en issues waar ik een extra kolom aan toe heb gevoegd waarin de keuze K1, K2, K3 of K4 gemaakt wordt. Het is de indeling op kwadrant niveau. En het werkt! Want het allerbelangrijkste is dat ik de feedback van klanten krijg dat issues veel sneller zijn opgelost, we complimenten krijgen over de snelheid waarop we iets aanpakken en de klantentevredenheid omhoog is geschoten.

Maar het toepassen van Covey levert nog meer op; je analyseert en kijkt er beter door. Zo worden veel opdrachtgevers ondergesneeuwd door het oplossen van allerlei issues, terwijl mogelijke risico’s veel belangrijker kunnen zijn. Het dwingt je om goed te kijken of de businesscase (belangrijk, maar niet dringend) er nog wel is. Dat betekent dat je geen issues binnen een project of opdracht gaat oplossen als het oorspronkelijke doel al achterhaald is. Het heeft mij geleerd om scherp te blijven en dagelijks met die dingen bezig te zijn die een doel dienen.

Eens verder praten?

Ik hoop dat het toepassen van het kwadrant van Covey je net zoveel gaat opleveren als bij mij. Als ik je daarbij kan helpen, of als er vragen over zijn, neem dan gewoon even contact met mij op.

Harut Galstian – ProjectReports

Zijn alle projecten nog te overzien of is het aantal projecten de laatste tijd boven je hoofd gegroeid? Heb je nog het gevoel ‘in control’ te zijn?

Als organisaties groter worden komt er bijna altijd een moment dat directieleden en managers ervaren dat ze grip en controle verliezen. Met als belangrijkste oorzaken: een overvloed aan projecten, verschillende werkwijzen en teveel manieren van rapporteren. Als je dit overkomt, check dan deze vijf nuttige tips waarmee je projectmanagement in jouw organisatie professionaliseert:

Tip 1: Minder is meer – bepaal allereerst wat de definitie van een project is

We hebben de neiging alles een project te noemen. Wat zijn bij jullie de criteria om een opdracht ook echt als een project te willen besturen? Een flinke stapel klussen kan zonder de overhead van een projectmanager, projectdocumenten en stuurgroep succesvol worden uitgevoerd. Het moet gaan om een bijzondere opdracht, doorgaans met een strategische component. Als een collega denkt een project gedefinieerd te hebben, maar geen waarde toevoegt aan de strategische doelstellingen, dan zouden er eigenlijk al alarmbellen af moeten gaan. We schreven er al eerder over in deze blog.

Tip 2: Kies één projectmanagement methode

Het werkt een stuk effectiever als de verschillende projecten dezelfde werkwijze volgen. Kies daarom een bewezen projectmanagement methodiek, bijvoorbeeld PRINCE2, Projectmatig Werken of Projectmatig Creëren. Zo’n methodiek schept duidelijkheid en zorgt al voor een belangrijke standaardisatie, waardoor ook het samenwerken een stuk makkelijker wordt.

Tip 3: Bepaal de competenties van een projectleider

Echt waar, lang niet iedereen, ook niet alle managers, zijn geschikt om projectleider te zijn. Naast het talent om planmatig te werken, goed te communiceren en altijd voor het resultaat te gaan moet een projectleider ook iemand zijn die stevig in zijn of haar schoenen staat. Bijvoorbeeld om tegen opdrachtgevers te durven zeggen als wensen of eisen niet haalbaar zijn.

Tip 4: Rapporteer in één format

Als je alle projecten in één format rapporteert dan kan je aggregeren en is er sneller totaaloverzicht. Bovendien leest één format voor opdrachtgevers ook een stuk makkelijker . Via deze link kan je een rapportagesjabloon (MS Excel) downloaden die je kan aanpassen voor gebruik binnen je eigen organisatie. Op deze pagina zie je ook verschillende tips voor het maken van die rapportages. 

Tip 5: Realiseer je dat professionaliseren tijd kost

Deze laatste tip had ook kunnen heten: durf te leren. Zorg ervoor dat opdrachtgevers, projectleiders en andere collega’s een training krijgen en begeleid worden tijdens hun eerste projecten. Gun jezelf en de organisatie de tijd om een verdiepingsslag te maken. Hoe dan? Door zelf kennis tot je te nemen en andere collega’s aan te moedigen. Ik deel graag mijn eigen projectmanagement ervaringen, bijvoorbeeld in webinars. Daarnaast blijf je constant op de hoogte door deze twee wekelijkse Tips & Tricks. Ben je nog niet geabonneerd? Schrijf je dan nu in via Tips & Tricks. 

Veel succes met het professionaliseren van je eigen projectmanagement!

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

Rapporteren. Het is waarschijnlijk niet een woord waar je gelijk een gat van in de lucht springt en blij van wordt. Toch is het iets dat moet gebeuren, maar ook iets dat in de praktijk vaak een enorme uitdaging blijkt te zijn. Reden temeer om eens een inspirerend, maar vooral ook praktisch webinar te organiseren. Herken je de onderstaande situaties? Dat zijn redenen om je aan te melden!

Situatie 1: De situatie van ‘teveel’

Eenvoudig verwoord: het aantal projecten is je boven het hoofd gegroeid. Met vijf tot zeven projecten ging het nog wel, want als directeur of manager sprak je de projectmanagers geregeld. Maar nu jij de voortgang van meer dan tien projecten wilt volgen lukt het niet meer ze allemaal te spreken. Dan heb je schriftelijke rapportages nodig.

Situatie 2: Iedereen rapporteert op z’n eigen manier

Als er onderling geen afspraken gemaakt worden over ‘de manier waarop’ een rapportage wordt aangeleverd, dan krijg je van de ene projectmanager een schitterende PowerPoint presentatie en van de ander van die hele lange verhalen in MS Word. Je herkent ze vast wel. En de informatie in die documenten verschilt ook nogal eens. De ene rapportage vermeldt bijvoorbeeld issues en besluiten en de andere niet. Ook de diepgang kan verschillen. Waar de ene projectmanager een uitgebreide lijst met taken en issues rapporteert, vermeldt een ander alleen drie mijlpalen. Met tot gevolg dat voor de lezers de status niet in één oogopslag duidelijk is en zij de informatie moeten zoeken in de documenten.

Situatie 3: “Interpretatie chaos”

Zo heb ik het maar genoemd. In deze situatie geven projectmanagers aan dat hun project of mijlpaal op ‘groen’ staat. Na een beetje doorvragen blijkt het project of de mijlpaal toch niet zo goed ervoor te staan en zou de kleur ‘oranje’ of ‘rood’ een stuk passender zijn. Bijsturen wordt onmogelijk als de problemen te laat boven tafel komen. Met als risico dat projecten niet de gestelde deadline halen.

Kennis delen vanuit de praktijk

Meerdere projecten begeleiden en monitoren, dat doe ik in de dagelijkse praktijk, als portfoliomanager en PMO’er. Vanuit mijn ervaring bespreek ik manieren waarop je het meeste uit je voortgangsrapportages kunt halen. Je krijgt een aantal praktische tips waar je de volgende dag direct mee aan de slag kunt gaan. Natuurlijk biedt een webinar ook de mogelijkheid om in contact te komen met andere ervaringsdeskundigen en vragen te stellen. Doe je mee?

Ik zie uit naar je deelname! Inschrijven via deze link.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

Wat ik nagenoeg zeker weet is dat je als directeur of als manager van een afdeling steeds vaker met veranderingen geconfronteerd wordt. Daarbij gaat het vaak om verandering van het gedrag van mensen. Wat doe je dan om het gewenste verandergedrag te bereiken? Ga je verandermanagementboeken lezen, op Youtube filmpjes van bekende verandergoeroes bekijken, of het internet afspeuren? Of pak je de verandering aan op basis van je eigen ervaring en gevoel?

Onderzoek heeft aangetoond dat het gestructureerd aanpakken van een verandering een grotere kans op succes oplevert. Zeker is het dat de verandering je veel tijd en energie gaat kosten. Zorg dat je het zo effectief mogelijk doet, dat bespaart uiteindelijk veel verspilling van tijd en geld. Veranderen kan slimmer en vooral ook sneller!

Vergroot de kans op verandersucces

Of het nu gaat om het invoeren van klantgericht werken, van agile werken, of om het leren werken volgens nieuwe privacyregels of governance richtlijnen, dan wel het implementeren van een nieuw CRM systeem, al deze veranderingen hebben iets met elkaar gemeen en zijn gestructureerd aan te pakken. Dat is het goede nieuws. Zelfs als het gaat om gewenste veranderingen op persoonlijk terrein, zoals bijvoorbeeld meer bewegen of minder eten, zijn er vijf gestructureerde stappen te nemen om op weg te gaan naar het gewenste gedrag. Dit zijn ze:

Stap 1: Gewenst gedrag

Dat is het helder beschrijven van het gewenste gedrag. Wat wil jij voor gedrag waarneembaar zien of horen? Schrijf dat uit. Dat vergt meestal best wat iteraties. Maak het meetbaar en haalbaar.

Stap 2: Gedragsindicatoren

Daarbij gaat het om motivatie, capaciteit en gelegenheid. Onderzoek in een workshop met een veranderteam wat de indicatoren zijn die het gewenste bedrag beïnvloeden. Het Triade-model, dat we eerder in deze blog behandelde, is daar een prima leidraad voor. Zoals hierin beschreven is alleen motivatie niet genoeg om mensen zich anders te laten gedragen.

Stap 3: Huidige gedrag

Gewenst gedrag kan alleen maar begrepen worden als het huidige gedrag bekend is. Nadat de gedragsindicatoren zijn vastgelegd kunnen alle leden van het veranderteam een persoonlijke inschatting maken hoe hoog de motivatie, capaciteit en gelegenheid van de doelgroep is.

Stap 4: Veranderaanpak

Tijdens deze stap wordt de verandering voorbereid door vooral te beschrijven wat er straks moet zijn en wat ervoor nodig is om dat te bereiken. Hierin gaat het om het duidelijk maken van alle benodigde interventies om de motivatie, capaciteit en gelegenheid op het gewenste niveau te krijgen. Daarnaast is het goed om tijdens deze stap ook na te denken over mogelijke negatieve effecten voor de betrokkenen en hoe daar mee omgegaan kan worden. Zie daarover ook mijn vorige blog ‘Veranderen van de anderen? Analyseer het verlies’. 

Stap 5: Leren

Eigenlijk begint de verandering pas nu! Als tijdens de uitvoering het effect van de interventies wordt geanalyseerd, dan kan bepaald worden wat de beste opvolgende actie is. Door dit structureel te doen ontstaat een continu leermodel.

Bespaar tijd, kies voor structuur!

Om je te helpen, bij welk verandertraject dan ook, zijn deze vijf stappen op weg naar gewenst gedrag uitgebreid beschreven in een whitepaper. Voor trajecten waar het gaat om draagvlak te creëren kan ik je deze whitepaper van harte aanbevelen. Klik hier om jezelf veel tijd te besparen en verandering gestructureerd aan te pakken. Veel succes!

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

Veranderen is een vak. Als directieleden een verandering willen doorvoeren roept dat vaak vraagtekens en helaas ook ‘weerstand’ op. In ieder geval wordt dat zo ervaren door de directie. Vanuit het gezichtspunt van de medewerkers is er vaak sprake van ‘weer een zinloze verandering’ of ‘nog meer veranderingen tegelijkertijd’ of ‘blijft er nog tijd over om te werken?’ Niet voor niets zijn er meer boeken over verandermanagement geschreven dan we in een mensenleven kunnen doornemen.

Begrijp wat medewerkers gaan verliezen

Meestal bestaat de neiging om naar de opbrengst of de winst van de verandering te kijken. Uitgaan van het positieve lijkt logisch. Nu is het interessante dat uit onderzoek gebleken is dat verlies voor medewerkers veel zwaarder weegt dan winst. Kijk dus ook naar wat men kwijt raakt: analyseer het verlies.

Zonder aantoonbaar voordeel groeit weerstand

De weerstand tegen veranderen wordt doorgaans veroorzaakt door onzekerheid over de toekomst en verlies van het huidige: de mensen zijn gewend aan de huidige werkwijze, het huidige ICT-systeem of de bestaande kantoorindeling. Door dat kwijt te raken worden ze onzeker en zijn ze vaak minder productief. De voordelen van de nieuwe situatie zijn voor betrokkenen echt niet altijd een grote verbetering. Het is dus raadzaam om je van tevoren te realiseren wat een medewerker als mogelijke voor- en nadelen zal ervaren als er een verandering op gaat treden. Waarschijnlijk krijg je dan ook verschillende antwoorden.

Creëer betrokkenheid

Ga als directeur eens open in gesprek met een paar mensen van de werkvloer, liefst collega’s die zich durven uit te spreken. En praat eens met enkele teamleiders. Vraag niet of ze het directieplan een goed idee vinden, maar vraag eens hoe zij het plan zouden implementeren. En laat vooral hen aan het woord. Vraag door waarom ze met bepaalde tips of argumenten komen. Hoogstwaarschijnlijk komen ze met een aantal zaken waar je in het directieteam nog geen rekening mee hebt gehouden. Het verhoogt de kans op het succes van de gewenste verandering.

Nog meer anderen veranderen?

Kijk voor meer tips over verandermanagement op verandermanagement.tips

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]box.

In de wereld om ons heen draait alles om snelheid. Om te overleven moeten bedrijven razendsnel kunnen innoveren en zich aanpassen aan veranderende klantwensen. In de media lezen en horen we hoe het mis gaat met de winkelketens die zich niet snel genoeg aanpassen, zoals de V&D, Intertoys en Coolcat. Deze versnelling in de maatschappij is een belangrijke reden dat agile en Scrum zo populair geworden zijn. Maar aan deze nieuwe manier van werken zit ook een keerzijde voor directies. Want datgene wat snel voorbijkomt moet wel te interpreteren blijven.

Hoeveel informatie kan je echt verwerken?

Er zijn directieleden die pijn in de benen krijgen van al die stand-ups en demo’s waarin de scrumteams elke twee of drie weken aan hun stakeholders laten zien wat voor mooie producten ze hebben opgeleverd. De agenda’s van de directieleden waren al vol en raken nu helemaal overvol. Met als belangrijkste reden het teveel aan teams die ze moeten bezoeken om bij te blijven. Het wordt ondoenlijk om van ieder team te vernemen welke sprintjes er getrokken zijn. Niet dat ik geen voorstander ben van agile en Scrum, maar ieder mens heeft ergens een grens om alle informatie te begrijpen, te verwerken en overal bij aanwezig te zijn.

Overzichtsrapportages blijven belangrijk

Uiteindelijk moeten al die verschillende agile teams altijd een bijdrage leveren aan het bedrijfsresultaat en is er niets mis met een sanity check of dat ook zo is. Het kan namelijk voorkomen dat teams niet de snelle opleveringen weten te realiseren die verwacht worden van agile teams. Of dat er toch meer out-of-pocket kosten gemaakt worden dan begroot. Of dat er producten worden (door)ontwikkeld door een agile team die uiteindelijk maar beperkte waarde blijken te hebben. Helaas zijn er genoeg voorbeelden van mooi uitgewerkte oplossingen, bijvoorbeeld in de IT, die in de praktijk niet of nauwelijks gebruikt worden. Natuurlijk zijn voor de teams zelf indicatoren als ‘team happiness’ en ‘velocity (productiviteit)’ zeer belangrijke indicatoren. Maar de directie wil nog steeds weten of de producten op tijd worden opgeleverd en niet te veel geld kosten. Terwijl de directieleden niet elke demo van al die teams kunnen bijwonen. Conclusie: zorg voor een overzichtsrapportage waarin de directie kan volgen hoe het met de voortgang en de belangrijkste indicatoren gaat. Voorbeelden van indicatoren zijn ‘tevredenheid stakeholders’, ‘opgeleverde business waarde’, ‘blokkades (‘impediments’). En voor de voortgang beschouw ik het zogenaamde Minimum Viable Product (MVP) als een ouderwetse ‘mijlpaal’. Daarvan kan je aangeven na hoeveel sprints je die verwacht op te leveren. 

Minder pijn in de benen?

Laat ik vooropstellen dat deelname van de directie aan elke stand-up en demo enorm gewaardeerd wordt. Maar als het niet mogelijk is om voor alle demo’s ook tijd vrij te maken is er niets mis met één overzichtsrapportage waarin op een uniforme manier in één oogopslag duidelijk is hoe het met alle veranderinitiatieven staat. Ook als er een keer een stand-up of demo gemist wordt kan de besluitvorming verbeteren door begrijpelijke, duidelijke en goed te interpreteren informatie van de agile teams. 

ProjectReports

Wij brengen met onze oplossing overzicht, inzicht en rust in al die verschillende veranderinitiatieven waar medewerkers elke dag met plezier aan werken.

Tijdens een online demonstratie laat ik het graag aan je zien. Staan mag, zitten natuurlijk ook.

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

“Ik ben hieraan begonnen, want iemand moest het doen en er was helaas geen andere collega beschikbaar”.

Een dergelijke uitspraak heb je misschien wel eens gehoord in je nabije omgeving. Ik hoorde hem vorig jaar. Zo’n uitspraak zorgt er in ieder geval niet voor dat collega’s gemotiveerd en met volle overtuiging voor deze opdrachtgever aan de slag gaan. Daarom heb ik hieronder een aantal kenmerken benoemd waaraan in mijn ogen een goede opdrachtgever hoort te voldoen.

Een goede opdrachtgever.

1. Is overtuigd van nut en noodzaak

Van belang is dat je overtuigd bent van het nut en de noodzaak van het project. Mensen voelen het haarfijn aan als deze overtuiging ontbreekt. Als je er niet in gelooft, accepteer de rol van opdrachtgever dan niet.

2. Investeert voldoende tijd

Realiseer je dat het jouw project is en niet het project van de projectmanager. Jij krijgt van de organisatie de beschikking over mensen en geld, die meestal schaars zijn. Dus investeer ook zelf al jouw tijd die nodig is om het project tot een succes te maken. Je lijnverantwoordelijkheden zijn ook belangrijk, maar hebben projecten doorgaans niet meer uitdagingen? Doe mee aan de kick-off (niet alleen 5 minuten het verhaal dumpen), ben beschikbaar, voer voortgangsgesprekken en toon regelmatig spontaan je interesse. En houdt dit vast tot en met de afronding van het project.

3. Kan goed luisteren en communiceren

Opdrachtgevers die goed kunnen luisteren zijn in staat om meer verdieping te zoeken en zaken daardoor beter te begrijpen en te doorgronden. Staat het project echt op groen, zoals de projectmanager rapporteert, of is er meer aan de hand? Goed communiceren betekent onder andere dat je als opdrachtgever in staat bent om constructieve en duidelijke feedback te geven, zowel op positieve als negatieve momenten.

4. Durft beslissingen te nemen.

Als opdrachtgever zal je gesteld worden voor dilemma’s. Ik hoor regelmatig projectmanagers klagen dat hun opdrachtgevers te lang aarzelen over een besluit. Ze vragen meer informatie of gaan het onderwerp eerst met anderen bespreken (‘rugdekking zoeken’). Met als gevolg een vertraging van weken. Hoeveel informatie en ruggespraak heb jij nodig voordat je een beslissing neemt?

5. Doet niet aan micromanagement

Professionele opdrachtgevers kijken projectmanager niet constant op de vingers. Het gaat om het houden van het overzicht in de voortgang van de opdracht en het geven van voldoende vrijheid.

6. Gaat voor het doel

Alle activiteiten moeten uiteindelijk bijdragen aan het realiseren van het doel van het project, bijvoorbeeld een nieuw product om de omzet te verhogen, of een slim ICT-systeem om het werk te vereenvoudigen. Je stuurt op het doel, het resultaat en de randvoorwaarden, maar niet op de uitvoering. En communiceer vol trots het behaalde resultaat van het team.

Wat zijn jouw ervaringen met goed opdrachtgeverschap?

Ik ben altijd benieuwd naar persoonlijke ervaringen rondom opdrachtgeverschap en alles wat te maken heeft met het professioneel uitvoeren van projecten. Ik hoor of lees ze graag.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]