Opdrachtgever is de belangrijkste factor voor projectsucces!

“Mijn projectmanager moet het project toch regelen? Dus die is toch het belangrijkst?” Dat is een gedachte die veel managers nog hebben. Maar uit onderzoek blijkt dat een goede opdrachtgever nog van groter belang is dan een goede projectmanager. Vele jaren heeft de internationale projectmanagement vereniging PMI een grootschalig onderzoek over projectsucces uitgevoerd. In haar rapport ‘Pulse of the Profession 2018: Success in Disruptive Times’) is te lezen dat inadequate ondersteuning door de opdrachtgever (sponsor) de belangrijkste oorzaak is voor het mislukken van projecten. Al een aantal jaren komt daaruit naar voren dat een goede, actieve, betrokken opdrachtgever de belangrijkste succesfactor is voor het slagen van projecten.

Met deze pagina willen we je als opdrachtgever helpen om je rol optimaal te vervullen.

Rol	Verantwoordelijkheid
Opdrachtgever	Eindverantwoordelijk voor het project. Eigenaar van de business case.
Projectmanager	Verantwoordelijk voor het realiseren van het project door het opstellen van de projectplanning, organiseren van de uitvoering, het aansturen van het team en het bewaken van de voortgang en projectrisico’s.

Agile en Scrum

De laatste jaren is Agile werken met de bijbehorende methoden zoals Scrum, KanBan en DevOps razend populair geworden. Met agile werken kom je andere rollen tegen dan bij projecten, waarbij de rol van Business Owner er het dichtst bijkomt. Op de site van het Agile Manifesto kan je de 4 uitgangspunten en 12 principes van agile werken vinden. Wil je meer over Scrum weten dan kan je starten met de site scrum.org.

Als opdrachtgever stuur je een project per fase

Indeling in fasen

Een project kent meerdere fasen. Er zijn vele manieren om een project in fasen in te delen. Elke projectmanagement methodiek heeft zijn eigen aanpak. De op deze pagina gehanteerde indeling in fasen zal voor veel organisaties voldoende zijn. Voor jou als opdrachtgever zijn goed faseren, heldere afspraken over rapportages en beheersing van de fase-overgangen belangrijke middelen om het project te beheersen.

Fase 1: Idee uitwerken

Centrale vraag: Wat is ons doel?

Documenten: Projectopdracht, mandaat en voorlopige business case.

Vragen aan de projectmanager of stuurgroepleden:

• Hoe past de verandering binnen de strategie van de organisatie?
• Hoe kansrijk is dit idee?
• Is duidelijk welk effect op het business resultaat wordt beoogd?
• Wie zijn de stakeholders voor de realisatie van dit idee?
• Zijn de belangen van alle stakeholders voldoende bekend?
• Hoe beïnvloedt de cultuur van de organisatie het bereiken van het resultaat?
• Hoe regel ik mensen en budget?
• Wat is er nodig om de volgende fase te starten?

Fase 2: Haalbaarheid onderzoeken

Centrale vraag: Wat is onze oplossing?

Documenten: Voorlopig Plan van Aanpak, Project Brief

• Is het doel van het project bekend en wordt dat gesteund door de stakeholders?
• Is de zakelijke rechtvaardiging aantoonbaar via een business case of anderszins?
• Welke kennis en ervaring met mijn type organisatie en type project heeft de projectmanager nodig?
• Begrijpt de projectmanager goed wat wordt verwacht?
• Welke beslissers (mandaat!) wil ik in de stuurgroep? Houd de stuurgroep klein.
• Zijn er verschillende opties uitgewerkt, inclusief een nuloptie (niets doen)?
• Wat is er nodig om de volgende fase te starten?

Fase 3: Plan opstellen

Centrale vraag: Wat is ons plan?

Documenten: Projectvoorstel / -plan, Project Initiatie Document

• Is duidelijk welke resultaten gehaald moeten worden?
• Wanneer is de kick-off met het projectteam met de stuurgroep?
• Welke ruimte geef ik aan de projectmanager? (‘Tolerantiegrenzen’)
• Hoe faseren we het project zodat ik grip houd?
• Is een helder besluitvormingsproces ingericht?
• Is risicomanagement ingericht?
• Zijn de afhankelijkheden met andere trajecten in beeld?
• Hoe kansrijk is de planning?

Fase 4: Producten realiseren

Centrale vraag: Wat is ons bouwresultaat?

• Zijn de voortgangsrapportages tijdig en volledig ingeleverd?
• Is de stoplichtkleur goed gemotiveerd?
• Worden issues en risico’s adequaat opgepakt?
• Is het budget en de planning nog realistisch?
• Is bijsturing nodig? Wat is mijn actie als opdrachtgever?

Fase 5 & 6: Implementeren en Baten realiseren

• Is de implementatie goed voorbereid?
• Zijn de gebruikers goed getraind en geïnformeerd?
• Worden de verwachte baten daadwerkelijk gerealiseerd?
• Is de overdracht naar de lijnorganisatie geborgd?
• Is een projectevaluatie uitgevoerd?