De rol van communicatie in projecten? Het wordt vaak onderschat…

Gastblog 1 van 2

Welke rol speelt communicatie bij projectsucces? In deze gastblog komt Monica Wigman aan het woord, een ervaren senior adviseur op het gebied van verandercommunicatie. Haar inzicht: “Communicatie is niet wat je zegt, maar wat je doet.”

De traditionele valkuil van te veel zenden

Projectleiders en stakeholders begrijpen communicatie vaak verkeerd als simpelweg “plannen aankondigen.” Terwijl ze beweren medewerkers te “betrekken,” bedoelen ze eigenlijk “informeren” — terwijl medewerkers verwachten te “meedenken.” Dit creëert verkeerd afgestemde verwachtingen. Wanneer betrokkenheid tekortschiet, reageren leiders vaak door meer en harder berichten te sturen, wat averechts werkt.

Hoe betrek je mensen écht

Verduidelijk voor elke doelgroep hoe je hen wilt betrekken bij het veranderproces. Monica merkt op dat er meerdere kaders bestaan om verschillende betrokkenheidsniveaus te onderscheiden, en dat niet iedereen in de organisatie per se hoeft te participeren — sommige rollen worden niet beïnvloed door de verandering.

De echte kwestie begrijpen

Monica begint projecten met de vraag: “Waar werken we eigenlijk aan? Wat moeten we bereiken?” Bij een IT-project was het echte doel niet het implementeren van een nieuw systeem, maar het mogelijk maken van eenvoudigere samenwerking. Communicatieadviseurs helpen complexe concepten te vertalen voor verschillende doelgroepen.

Het veranderingsnarratief

Een veranderingsnarratief bevat drie elementen:

1. Urgentie: Waarom is verandering noodzakelijk?
2. Proces: Hoe zal de verandering plaatsvinden?
3. Ambitie: Waar gaan we naartoe?

Terwijl urgentie leiderschap motiveert, mobiliseert een inspirerende visie medewerkers beter.

Drie tips voor betere communicatie

1. Raadpleeg een communicatieadviseur voor 30 minuten strategie. “Communicatie is te belangrijk om aan de communicatieafdeling over te laten.”
2. Overweeg wanneer mensen informatie kunnen opnemen — ziekenhuispersoneel zit niet de hele dag achter een computer, dus werken posters en displays in pauzeruimtes beter.
3. Luister met nieuwsgierigheid bij weerstand om bezwaren te begrijpen in plaats van harder te duwen.

Wordt vervolgd in deel twee, met de focus op taalgebruik in projecten.