Categorie: PMO

Herken je deze situatie? Je werkt als PMO’er en de deadline waarop de projectmanagers hun voortgangsrapportage moeten indienen nadert. Natuurlijk heb je dit verzoek al ruim van tevoren aan alle projectmanagers gedaan. Toch begin je wat nerveus te worden, omdat het stil blijft. Morgen beginnen de besprekingen van de voortgangsrapportages al. En nu?

De reminder e-mail

In de meeste gevallen zal je nog een reminder e-mail sturen om alsnog je collega’s te herinneren. Maar je wil de projectmanagers die hun werk wel al hebben gedaan niet onnodig lastig vallen. Dat zouden ze niet waarderen. Dus ga je op zoek naar je laatst verstuurde mail met alle e-mailadressen van de projectmanagers die nog moeten rapporteren en check je of er nog mailadressen van projectmanagers aan toegevoegd of verwijderd moeten worden. Je checkt nog een keer de nieuw ingevoerde mailadressen om te voorkomen dat je van Microsoft of Google het bericht krijgt dat jouw mail niet kon worden bezorgd vanwege fout ingetypte geadresseerden.

Het kan leuker en een stuk eenvoudiger!

Als PMO’er wil je je waarschijnlijk helemaal niet bezighouden met reminders, want die kun je namelijk zelf ook vergeten en je hebt wel wat beters te doen dan het achternazitten van collega’s. Dus automatiseer je dit reminderproces het liefst zodat ruim voor de deadline de projectmanagers automatisch worden gewaarschuwd en ze voldoende tijd hebben om hun input te geven. Zonder dat jij daar iets voor hoeft te doen.

Jouw werkzaamheden worden een stuk leuker en eenvoudiger als de lijst van projectmanagers altijd actueel is en jij je geen zorgen hoeft te maken dat je mensen vergeet of onterecht lastigvalt. Terwijl jij er ook niet over hoeft na te denken dat je nog reminders moet versturen. En hoe plezierig zou het zijn als je met één druk op de knop kunt zien welke voortgangsrapportages al zijn ingeleverd en welke nog niet?

Hoe?

Ik laat het je graag zien tijdens een korte online demonstratie van onze rapportagetool ProjectReports. Neem contact met me op als je je werk zinvoller en leuker wilt maken.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

Een overweldigend aantal reacties kreeg ik op een vorige blog, waarbij een gratis sjabloon als hulpmiddel werd aangeboden aan portfoliomanagers en PMO’ers om de gevolgen van COVID-19 op projecten snel en overzichtelijk in kaart te brengen. Het zette mij aan het denken, want zouden we nog meer voor ze kunnen doen, bijvoorbeeld voor PMO’ers bij wie de projecten tijdelijk zijn stilgevallen?

Kennis delen en ervaringen uitwisselen

PMO’ers zijn over het algemeen energieke mensen die ervan houden om uitgedaagd te worden. Als de impact van de corona maatregelen betekent dat je plotseling tijd overhebt, dan zal je ongetwijfeld iets met jouw energie willen doen, of weer nieuwe energie willen krijgen. Wellicht ben je een zelfstandige PMO’er die deze extra tijd wil benutten om van andere PMO’ers te leren en het aantrekkelijk vindt om nieuwe contacten op te doen. En misschien zit jij met een uitdaging die je graag met andere PMO’ers wilt bespreken. Als PMO ben je van harte welkom bij:

Webinar: Samen sterk met PMO’ers!

Op vrijdag 29 mei, van 10:00 tot 11:30 uur, organiseert ProjectReports een ‘samen-sterk-webinar’ met PMO’ers waarin we met elkaar ervaringen van de afgelopen periode delen. Dat is ongetwijfeld interessant, omdat veel van deze ervaringen nieuw geweest zullen zijn en iedereen er op zijn of haar eigen manier mee is omgegaan. Ik ben zelf ook enorm nieuwsgierig naar jouw verhaal. Het tweede deel van het webinar zal bestaan uit vragen die jullie hebben over rapporteren, over voortgangsrapportages van projectmanagers, of over portfoliorapportages. Dat kan gaan over het format, over het verbeteren van de kwaliteit, draagvlak voor rapporteren of wat je verder ook maar wilt bespreken. En natuurlijk heb ik zelf als oud PMO’er en portfoliomanager ook een paar vragen die ik jullie zou willen stellen.

Vijf redenen om deel te nemen

1. Deelname vergroot je netwerk.
2. Je leert van actuele ervaringen van andere PMO’ers.
3. Er wordt kennis uitgewisseld met betrekking tot rapportages.
4. Het kost je weinig tijd.
5. Bij een volgende opdracht kom je nog beter beslagen ten ijs.

Heb je ook zin om van elkaar te leren?

Schrijf je dan snel in door een mail te sturen naar [email protected] met als onderwerp ‘Webinar samen sterk met PMO’ers’, want om het interactief te houden zullen we dit webinar met maximaal 15 deelnemers uitvoeren.

Doen! Tot 29 mei.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]