Risico’s krijgen in projecten lang niet altijd de juiste aandacht. Ze zijn vaak wel beschreven, maar dat wil nog niet zeggen dat er ook actie op ondernomen wordt, of dat iemand zich echt verantwoordelijk voelt. Daarom ging ik in gesprek met Martin van Staveren, een autoriteit op het gebied van risicomanagement die erover publiceert, adviseert en doceert. Dit is een samenvatting van een inspirerend gesprek dat ik recent met hem had, in de vorm van vijf praktische tips.
Tip 1: Koppel risico’s aan doelen van projecten
Wat is nodig om projectleden de urgentie van risico’s te laten voelen? Dat was de eerste vraag die ik aan Martin stelde. Er volgde een interessant antwoord: “We voelen vaak te weinig de pijn van als iets misgaat. Schrijver Nassim Nicolas Taleb heeft het over het ontbreken van ‘Skin in the game’. Ik verwonder mij erover dat mensen die voor bepaalde doelen eindverantwoordelijk zijn anderen verantwoordelijk laten zijn voor de risico’s. Mijn visie is dat je terug moet gaan naar de kern: een risico is het effect van onzekerheid op het realiseren van een doel. Dat betekent dat degene die verantwoordelijk is voor dat doel ook de risico’s moet durven dragen. De eindverantwoordelijkheid van doel en risico’s liggen bij dezelfde persoon. Waak er dus voor dat je als risicomanager of adviseur het eigenaarschap niet uit handen van de doeleigenaar neemt”, aldus Martin.
Tip 2: Verdiep je in het verhogen van motivatie
Martin legde uit dat beter risicomanagement vooral met motivatie en psychologie te maken heeft. “Om mensen te motiveren effectiever om te gaan met risico’s moeten allereerst drie basisbehoeften scherp zijn. Elk mens heeft behoefte aan:
- Veiligheid/geborgenheid (ik hoor erbij)
- Een vorm van erkenning (ik kan het en dat wordt gezien)
- Een zekere mate van autonomie (ik ervaar een bepaalde vrijheid in m’n werk)
“Alleen op die manier ontstaat er bij mensen een intrinsieke motivatie om daadwerkelijk iets aan risico’s te gaan doen”, vertelt Martin. Hij adviseert managers om zich eens te verdiepen in de ‘Zelfbeschikkingstheorie’(‘Self Determination Theory’) waarin dit gedachtegoed is beschreven. Als Martin deze theorie naar risicomanagement vertaalt, komt hij bij de volgende aanpak uit: zorg ervoor dat mensen zich over risico’s durven uit te spreken (veiligheid), dat je bereid bent om de ruimte te geven om te gaan met risico’s en minder te controleren (autonomie) en anderen te waarderen voor de geleverde inzet en prestatie (erkenning). Het kennen en toepassen van deze theorie is een prima fundament om risicomanagement beter te borgen. Er volgden nog meer tips.
Tip 3: Promoot risico’s van het vaak laatste agendapunt tot het centrale thema van de agenda
Bij projectvergaderingen staan risico’s vaak onderaan de agenda. Met als gevolg dat er regelmatig te weinig of helemaal geen tijd overblijft om de risico’s te bespreken. Martin kwam met een mooi voorbeeld van anders denken over risico’s: “Bij Rijkswaterstaat besloten ze het om te draaien; risico’s staan daar in een aantal projecten niet meer als een apart onderwerp op de agenda, ze zíjn de agenda. Het effectief omgaan met risico’s is immers de belangrijkste reden om een projectoverleg te houden. Ieder teamlid brengt bij de start van de vergadering zijn of haar te bespreken actuele risico in, die gezamenlijk wordt besproken. Als het kan wordt er direct een besluit over genomen. Daarna volgt eenzelfde rondje voor de risico’s die op wat langere termijn spelen.” Martin vertelde dat de deelnemers constateerden dat ze, na wat gewenning, het managen van risico’s interessanter vinden. Het is geen obligaat agenda-onderwerp meer. Vergaderingen zijn nu ook nog eens veel dynamischer en soms zelfs korter.
Tip 4: Keep it simple, stupid (KISS)
Als vierde tip kwam Martin met het bekende KISS-principe. “Projecten succesvol uitvoeren is en blijft mensenwerk. Discussies voeren over risico’s is prima, maar maak het niet ingewikkelder dan het is; maak geen eindeloze lijsten met alle denkbare risico’s. Niet alles is maakbaar en voorspelbaar, dus raak ook niet in paniek als iets anders loopt dan je denkt. Scherpe keuzes kun je alleen maken als je overzicht houdt. Daarvoor is van belang dat je het simpel houdt en teruggaat naar de essentie van het doel dat het project moet opleveren”, zo oppert Martin.
Tip 5: We zijn het oneens
Tot slot geeft Martin aan dat we risico’s nooit 100% objectief kunnen beoordelen. Iedereen interpreteert een bepaald risico net weer anders. Hanteer daarom als uitgangspunt ‘We zijn het eens dat we het oneens over de risico’s kunnen zijn’. Kom desondanks wél tot een gezamenlijk besluit op wat al dan niet aan de risico’s te doen. En dóe dat dan ook.
Over Martin van Staveren
Dr. ir. Martin van Staveren MBA doceert, adviseert en schrijft over omgaan met risico’s binnen organisaties. Hij is onder andere kerndocent risicomanagement bij de Universiteit Twente en doceert in diverse collegereeksen van Nyenrode Business Universiteit. Hij promoveerde op het proefschrift Risk, Innovation & Change (2009) en is auteur van de boeken Risicogestuurd werken (2015), Risicoleiderschap (2018) en Iedereen Risicoleider: Waardevolle doelen realiseren én behouden in een onzekere wereld (2020).
Dankwoord
Martin wil ik bedanken voor zijn tips en zelf ben ik ervan overtuigd dat we met deze tips gemotiveerder met dit onderwerp aan de slag kunnen gaan. Het heeft mij in ieder geval op ideeën gebracht om de filosofie van Martin in onze software te verwerken. Een mooie uitdaging; uiteraard ook weer een met risico’s.
Heb je vragen of tips over risicomanagement? Laat het me weten.
Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]
