Categorie: Projectmanagement

Projectmanagers zijn van nature optimistisch en rapporteren graag alles ‘op groen’. Maar ook zij worden nu geconfronteerd met een verwarrende nieuwe werkelijkheid met bijkomende onzekerheden. Wat zijn de gevolgen van de maatregelen als gevolg van COVID-19 op projecten? Als portfoliomanager heb ik bij mijn opdrachtgever snel een inventarisatie gedaan. Het gaf de portfolioboard een eerste zicht op de impact van de corona maatregelen op de projecten. Omdat ook jouw organisatie te maken zal hebben met corona maatregelen is het goed om snel de impact te bepalen. Dat kan je door nu een aangepaste versie van het sjabloon gratis te downloaden.

Sjabloon voor impact van corona maatregelen op projecten

Dit handige hulpmiddel in Excel helpt je om snel met alle projectmanagers te bepalen wat de impact van het coronavirus is op het gebied van tijd, geld, scope/kwaliteit. Je hoeft niet zelf het wiel uit te vinden om weer grip op alle projecten te krijgen, want het downloaden start hier. Doe het, pas het sjabloon aan voor jouw situatie, gebruik het en deel het. En maak de noodzakelijke verdiepingsslagen!

Hoe werkt het?

Bepaal eerst het scenario dat de directie van jouw organisatie het meest waarschijnlijk acht, bijvoorbeeld dat alle internen en externen tot eind mei thuis moeten werken. Vermeld de namen van de lopende en te starten projecten, inclusief de bijbehorende projectmanagers en opdrachtgevers. Verzoek daarna de projectmanagers om in het sjabloon de impact van de corona maatregelen op hun projecten aan te geven. De mogelijke scores kunnen naar wens worden aangepast. Omdat fysieke bijeenkomsten van meer dan drie personen niet zijn toegestaan, is het een prima hulpmiddel om te communiceren met alle projectmanagers en opdrachtgevers. En de directie of portfolioboard kan het totaal van de projecten overzien en, indien nodig, centraal aanvullende maatregelen nemen.

Een herhaling en verdiepingsslag is nodig!

Wat anders is dan anders is dat er nu meer dan ooit een verdiepingsslag nodig is. Het sjabloon kun je gebruiken om een volgend scenario te verduidelijken en in te spelen op de actualiteit. Hoewel ik het een rotwoord vind, bepaal je in feite telkens op basis van de nieuwe informatie en afgekondigde maatregelen het ‘corona scenario’ voor jouw organisatie. Dus wat gebeurt er bijvoorbeeld als medewerkers niet twee maanden, maar zes maanden thuis moeten blijven? Of wanneer plotseling een bepaald percentage van de leden van het projectteam ziek wordt, of specifieke belangrijke teamleden wekenlang uitvallen?

Dat de impact van het Coronavirus groot is weten we allemaal, maar de afloop kennen we niet. Ik hoop dat dit sjabloon nuttig is om te bepalen welke projecten tijdelijk stopgezet moeten worden, vertraagd worden of misschien wel juist nu naar voren moeten worden gehaald.

Was het sjabloon nuttig?

Ik verneem het graag, al was het alleen maar omdat we altijd verbeteringen willen blijven nastreven en geloven in de kracht en vooral ook de veerkracht van mensen.

Succes toegewenst vanaf mijn thuiswerkplek!

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

“Yes, we gaan het doen!” Morgen schiet het project uit de startblokken, want de directie heeft goedkeuring gegeven. Blij en opgewekt verlaat je de vergaderruimte. Snel beginnen, de druk is namelijk groot en de eerste resultaten worden op korte termijn al verwacht. Maar is dit wel het moment om te juichen, of is het verstandiger om je juist nu zorgen te maken?

Te vroeg uit de startblokken…

Het komt helaas vaak voor dat projecten een valse start kennen. Het zijn die gevallen waarbij er onvoldoende naar alle randvoorwaarden is gekeken. Er is te weinig energie gestoken in een goede voorbereiding en plotseling blijken er wat ‘ongewenste konijnen’ uit de hoge hoed te springen die de weg naar succes blokkeren. Ik zal er een paar noemen:

• De gebruikers, die van het project moesten profiteren, waren van tevoren niet betrokken en bleken het nut en de noodzaak van het project niet in te zien.
• Dat superhandige softwarepakket dat je wilde implementeren bleek niet te voldoen aan de veiligheids- en privacy-eisen van de IT-specialisten van jouw organisatie.
• De nieuw te bouwen interactieve website, waar de klanten al hun gegevens zelf kunnen inzien en wijzigen, blijkt niet te realiseren te zijn omdat het netwerk dan te zwaar wordt belast.
• Een expert die cruciaal voor je project was bleek in de benodigde periode een sabbatical te houden.
• Het projectteam was compleet en stond te trappelen om te starten, maar toen bleek dat de aanschaf van het pakket boven de aanbestedingsgrens lag. Er moest eerst een Europese Aanbesteding van acht maanden worden doorlopen voordat het projectteam aan de slag kon gaan.
• In oktober zou het nieuwe HR-systeem live gaan, maar men wist niet dat in diezelfde maand een update werd uitgevoerd bij het rekencentrum en geen wijzigingen doorgevoerd konden worden.

Een verantwoorde voorbereiding

Je kan niet vroeg genoeg beginnen met een goede voorbereiding; informeer, controleer, interesseer en communiceer! Dat klinkt logisch, maar toch zijn er genoeg projecten die qua tijd en geld behoorlijk uit de pas lopen, of waar zelfs symbolisch aan een dood paard getrokken wordt. Dat een verantwoorde voorbereiding enorm kostenbesparend is wil ik verduidelijken met een fictief rekenvoorbeeld:

Rekenvoorbeeld

2 projectleden besteden 1 maand extra tijd aan de voorbereiding. Zij kosten gemakshalve € 7.500,- per man, oftewel een extra kostenpost van € 15.000,-. Stel dat je te maken hebt met een projectteam op volle sterkte van totaal zes mensen inclusief de projectmanager. Indien blijkt dat er in de voorbereiding iets wezenlijks over het hoofd gezien is, zoals bij de voorbeelden hierboven, kan een vertraging al snel 1 of 2 maanden extra vergen. Naast de vertraging die vaak niet meer in te halen is, zullen de kosten met zes mensen per maand € 45.000,- euro bedragen en dus al snel oplopen tot € 90.000 of € 135.000,- extra! Duidelijk verschil toch?

Maak zelf ook maar eens je eigen berekening wat een maand uitloop zou kosten voor het project dat je binnenkort uit de startblokken wil laten gaan.

Samenvattend

• Besteed meer tijd aan de voorbereiding van projecten: check de randvoorwaarden en waar mogelijk de aannames.
• Het hele projectteam langer laten werken is vele malen kostbaarder dan een paar collega’s in het voortraject.
• Zorg ervoor dat je precies weet wie met je mee kan rennen.
• Check of iedereen bereid is zijn of haar energie in het project te steken.

Schiet dan pas uit de startblokken! Reacties stel ik altijd op prijs.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

Als je grip wilt houden op een groot aantal projecten kan je kiezen uit een groot aanbod van projectmanagement-software. ProjectReports is er daar een van. Het leek mij interessant om eens bij een expert te vragen wat het succes bepaalt bij de keuze van projectmanagement software. Om daarachter te komen ging ik in gesprek met iemand die dagelijks te maken heeft met honderden projecten in 25 verschillende landen. Het gaat om Paul Beelen, Global Project Portfolio manager bij FrieslandCampina. Paul heeft in voorgaande functies bij vele organisaties projectmanagement-tools geselecteerd en geïmplementeerd. Naast drie adviezen deed hij nog een aantal inspirerende uitspraken.

Op de vraag wat succesfactoren zijn bij het kiezen van projectmanagement software geeft Paul drie adviezen:

Advies 1: “Focus op de business case, niet op de euro’s”

De meerwaarde die de projectmanagement-tool moet opleveren voor de verschillende stakeholders, managers en sponsoren moet voorafgaand aan de selectie duidelijk omschreven zijn. Maak voor een dergelijk selectietraject een business case en beantwoord daarin voor alle stakeholders wat ze ermee zullen bereiken. Zonder een dergelijke analyse is er een grote kans dat er verkeerd gekozen wordt, voor de goedkoopste of interessantst uitziende oplossing, zonder dat die oplossing voor alle betrokkenen het gewenste resultaat oplevert. Dus de balans tussen een Rolls-Rolls en fiets (must be fit for purpose)

Advies 2: “Zorg ervoor dat er één waarheid gegeven kan worden”

Er zijn verschillende stakeholders in projecten. De stuurgroep wil de voortgang van het project zien, de sponsor het commerciële resultaat en de financial controller het cijfermatige resultaat. Goede projectmanagement-software zorgt ervoor dat alle stakeholders een nuttige dwarsdoorsnede van het project kunnen zien, zodat er geen verschillende waarheden ontstaan in allerlei individueel gemaakte documenten. Te vaak worden gegevens uit de tool alsnog geëxporteerd naar Excel en dan alsnog bewerkt voor een specifieke rapportage. De tool faciliteert de verschillende informatiebehoeften binnen de organisatie: operationele (project), tactische (portfolio) & strategisch (management).

Advies 3: “Bepaal wat echt nodig is”

Je kunt nog zoveel projectinformatie opleveren, maar als niemand er iets mee doet, of als mensen de projectinformatie zelfs niet lezen, dan is er sprake van onnodig werk en tijdverspilling. Bepalen wat echt nodig is doe je door vooraf uitgebreid met mensen in gesprek te gaan over hun informatiebehoefte. Om tijdens het gebruik van de tool te checken of de rapportages echt gebruikt worden heeft Paul weleens de volgende opmerkelijke methode gebruikt: “Wie dit leest krijgt 20 euro”, zette hij ergens in de rapportage. Natuurlijk was dit met een knipoog, maar zoals hij al vermoedde, hoefde hij niemand te betalen.

Tot slot de inspirerende uitspraken die Paul Beelen deed en die ik graag met je deel:

“Het uitdagende bij projecten is dat uitkomsten niet zeker zijn, maar dat de stakeholders vaak wel de neiging hebben om vooraf alles in beton te gieten.”

“ Projecten leiden is als gebruikmaken van een TomTom: soms staat er wel een file, maar blijk je toch nog op tijd aan te kunnen komen.”

“Management ziet te graag groene stoplichten in de rapportages, maar een groene watermeloen is ook rood van binnen. Schiet niet in paniek als een project op rood staat: ga eerst helpen, dan pas sturen.“

En tot slot: “Kies nooit voor een projectmanagement-tool, maar kies welke informatie het management nodig heeft.”

Prachtig toch?

Paul, hartelijk dank voor het delen van jouw inzichten!

Meer tips over de selectie van projectmanagement software kan je vinden op projectsoftware.tips.

Natuurlijk ben ik benieuwd welke informatie jouw management nodig heeft en of ik mogelijk kan helpen bij het vaststellen van waarheden voor jullie projecten.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

We lezen en horen bijna dagelijks over termen als Artificial Intelligence (AI), Virtual Reality (VR), Augmented Reality (AR), Voice Control en het Internet of Things (IoT). Ook in de wereld van projectmanagement staan de technologische ontwikkelingen niet stil. Daarom ging ik in gesprek met Ed van der Tak oprichter van Stichting Planning Instituut Nederland (SPIN), het onafhankelijke instituut dat zich richt zich op de professionalisering van projectplanners. Ik was onder de indruk van de visie van Ed op de invloed van de genoemde technologische ontwikkelingen op het vakgebied projectmanagement. Lees wat volgens de visie Ed gaat veranderen.

Rapporteren gaat van platte 2D vorm naar 3D

Een moderne technologie, die toegepast zal worden in het werkveld van projectmanagement, is Augmented Reality. Het is een mix van de realiteit met een virtuele toevoeging of verrijking. Ed spreekt bijvoorbeeld over de “3D Project Control Cube”. Zijn Project Control Cube is een concept dat Ed al een tijd geleden heeft ontwikkeld. Nieuw is dat als je deze kubus combineert met specifieke Augmented Reality software, een virtuele kubus ontstaat waarbij je aan de zes verschillende kanten zes soorten projectinformatie kan bekijken; bijvoorbeeld de planning aan een zijde, de geografische locaties van projecten aan een andere zijde (zie beide plaatjes) en de kosten, de resources, de work break down structuur en de organisatie break down structuur aan de andere zijden van de kubus. Iedereen kijkt vanuit zijn eigen rol naar de gegevens die voor die rol van belang zijn. Maar er is wel sprake van een integrale manier van kijken en alle gegevens zijn integraal verbonden.

De visualisatie van gegevens wordt op deze manier een stuk aantrekkelijker en interactiever dan met een 2D plaatje in Excel of Powerpoint. Bovendien draagt deze manier van presenteren ook nog bij aan het beter onthouden van de informatie. Volgende stappen zijn om de informatie real time en interactief te maken. Ed denkt zelfs dat de kubus als een hologram getoond kan worden en dat leden van een projectteam die niet op dezelfde locatie werken samen in de kubus kunnen stappen en de informatie tot zich kunnen nemen. Een science fiction-achtig beeld doemt bij me op. Terug naar het heden.

Internet of Things (IoT) krijgt een vooraanstaande rol in projecten

Steeds meer tools worden vandaag de dag al aan het internet gekoppeld en de betekenis daarvan moet je niet onderschatten. Ed komt met een mooi voorbeeld uit de bouwsector. “Al het gereedschap op de bouwplaats wordt voorzien van een smart chip”, legt hij uit. Vervolgens weet je altijd waar het gereedschap zich bevindt, hoe vaak het gebruikt wordt en wie het vastgehouden heeft. Door al deze informatie slim te combineren worden bouwprojecten veel beter beheersbaar. Je weet wanneer gereedschap vervangen moet worden, maar ook welke bouwvakker wanneer en met welk gereedschap aan het werk is geweest. Mensen en middelen worden door IoT in optima forma ingezet. Een ander mooi voorbeeld: als een weg wordt geasfalteerd weet je door gebruik GPS dat die activiteit voor de helft is afgerond als de asfalteermachine halverwege is (het asfalt moet natuurlijk nog wel even drogen).

Combinaties van spraak en beeld

Zoals we thuis steeds vaker “Hé Siri” roepen tegen onze HomePod, iPhone of Google Assistant, zullen we in de toekomst ook tegen interactieve beeldschermen praten. “He ProjectReports, open voor mij nog eens de resultaten van november 2019” is helemaal niet meer zo ver weg. Spraak- en beeldcombinaties zullen in de nabije toekomst binnen projecten steeds vaker worden toegepast.

Artificial Intelligence (AI)

We leven in een wereld waarbij sommige auto’s al hebben geleerd dat je altijd om 08:00 uur vertrekt en je stoel daarom in de winter al voorverwarmen. Deze kunstmatige intelligentie begint met machine learning. Binnen projectmanagement zullen lerende algoritmes zullen steeds vaker worden toegepast. Als projectmanager kan je worden gewaarschuwd als een combinatie van factoren zich voordoet die bij eerdere projecten tot problemen hebben geleid.

Mijn persoonlijke conclusie

De door Ed van der Tak geschetste technologische ontwikkelingen gaan de wereld van projectmanagement ingrijpend veranderen. Ik denk dat ze vooral het vak nog leuker, professioneler en dynamischer zullen maken! Ik wil Ed bedanken voor het geven van deze interessante en positieve visie op de toekomst.

Meer achtergrondinformatie nodig?

Ga dan naar de website Planrs.nl of klik hier voor de blog over de 3D Project Control Cube.

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

Weet je wat het mooie is van de huidige tijd waarin we werken? Dat op het gebied van projectmanagement echt alles mogelijk is, qua tooling. Tijdens voortgangsbesprekingen gebruikt de ene projectmanager Powerpoint, bij de andere collega kijken we met het hele team naar uitgebreide Excel sheets en er zijn gelukkig ook collega’s waar we complete en zeer goed gedocumenteerde rapporten van ontvangen. Netjes uitgeprint, passende plaatjes erbij en in Word opgemaakt.

Iedere collega kiest gewoon wat hem of haar het beste bevalt. De een heeft wat meer talent om te presenteren en de andere is vooral goed in onderbouwen, analyseren en het opleveren van alle feiten. En als collega’s niet bij de vergadering aanwezig kunnen zijn, dan organiseren we gewoon een online meeting. Echt prachtig allemaal, maar het wordt nog mooier…

Er zijn ook een geweldig aantal projectmanagement-methodieken!

We omarmen Agile, want daarmee realiseren zelforganiserende teams de beoogde versnelling van ons bedrijf. We moeten immers sneller op gewijzigde klantvragen kunnen reageren. We scrummen erop los, maar gebruiken voor het aanpassen van kleine veranderingen in bestaande processen natuurlijk Kanban. Voor het implementeren van de grotere projecten prefereren we PRINCE2. O ja, ik was het bijna vergeten: als er maximale waarde met zo weinig mogelijk verspilling gerealiseerd moet worden, dan passen we natuurlijk Lean toe.

We combineren gewoon datgene waar iedereen zich het prettigst bij voelt. Zoveel mensen, zoveel wensen. Het is geweldig dat al deze rapportage- en communicatietools bestaan en er gekozen kan worden uit allerlei methodieken!

Of niet?

Ik had zo graag een blog willen schrijven genaamd “Professionaliseren begint met standaardiseren”, maar dat klinkt behoorlijk saai, bedacht ik me net op tijd. Toch zit er een behoorlijke kern van waarheid in. Veel bestuurders en managers hebben dagelijks te maken met een brei aan rapportagemiddelen en allerlei verschillende projectmanagementmethodieken. Het gevolg? Onrust, onoverzichtelijkheid, een grotere kans op chaos, onnodige kosten en tijdsverspilling. Eens?

Maak daarom keuzes en doe er iets aan. Kies het liefst voor één methode die past bij de organisatie. Probeer eens afspraken te maken hoe er uniform gerapporteerd zou moeten worden en zorg er bijvoorbeeld voor dat er sjablonen komen voor belangrijke beslissingsdocumenten.

Als alles kan, dan…

Ontbreekt het onderlinge verband en slaap je minder rustig. Voor die uitdaging mag je mij altijd wakker maken.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

Grappig plaatje zal je waarschijnlijk denken. Het staat symbool voor iets wat mij is opgevallen in de dagelijkse praktijk van softwaresystemen. Er worden nogal wat softwaresystemen aangeschaft die niet passen bij de volwassenheidsfase van de organisatie. Dan krijg je de situatie dat er gestruikeld wordt over een teveel aan technische functionaliteiten, terwijl medewerkers die functionaliteiten nog helemaal niet nodig hebben. Hoe voorkom je dat?

Iets graag willen hebben zit in onze natuur

Stel dat je aan twintig kinderen zou vragen wat ze graag willen hebben, dan krijg je naar alle waarschijnlijkheid twintig uiteenlopende antwoorden, vaak dure dingen. Zo gaat het met onrendabele IT investeringen regelmatig net zo. Met alle goede bedoelingen willen we zo veel mogelijk wensen van alle betrokkenen invullen. Dan loop je het risico dat er iets aangeschaft wordt waar nooit een gezonde ROI van te maken valt. Om dit te voorkomen zou je medewerkers kunnen vragen of ze de gewenste tooling ook zouden aanschaffen als het hun eigen geld zou zijn. Dan vallen er wellicht al zaken af. De kans bestaat dat je dan dichter komt bij datgene wat echt noodzakelijk is en wat echt toegevoegde waarde biedt aan een groter deel van de organisatie. Mijn eerste tip: Doe alleen investeringen als de waarde ervan kan worden aangetoond, niet omdat gebruikers iets graag willen hebben of omdat een leverancier zegt dat je het nodig hebt.

Kijk naar de volwassenheidsfase

Hoe belangrijk de volwassenheidsfase van de organisatie is wil ik eens verduidelijken met een voorbeeld. In de voor mij bekende wereld van portfoliomanagement en projecten kom ik organisaties tegen die voor tienduizenden euro’s, tonnen en soms zelfs meer, een projectmanagementsysteem hebben aangeschaft. Het systeem kan werkelijk alles, van scenario’s tot en met het managen op microniveau. Toch wordt in het overgrote deel van die organisaties slechts een zeer klein deel van de oplossing gebruikt. De verklaring? In veel gevallen zijn de medewerkers er nog niet aan toe. Er is bijvoorbeeld nog niet eens een rapportageproces gedefinieerd! Ik zie dat als het kopen van een Ferrari zonder een rijbewijs te hebben. De grote jas ziet er mooi uit, heeft het nodige gekost, maar je betaalt voor iets waar je nog lang niet aan toe bent om te gebruiken.

Vier tips voor ‘passende jassen’

• Als je in de organisaties veel mensen vraagt wat hun eisen en wensen zijn, krijg je ook veel verschillende antwoorden. Maak dan in ieder geval een keuze uit datgene wat aan een groot gedeelte van de organisatie ten goede komt. Dat keuzes maken altijd een uitdaging blijft schreef ik al eerder in mijn vorige blog.

• Denk vooraf goed na of je iets echt nodig hebt en het realistisch is dat de medewerkers die functionaliteit op overzichtelijke termijn gaan gebruiken.

• Zorg dat je eerst het eigen proces goed doorgrond hebt voordat over automatisering gesproken wordt. Bij voorkeur heb je het proces al werkend. Anders voelen medewerkers al snel dat ‘teveel’ wordt opgedrongen en krijgt het systeem ‘de schuld’.

• Schaf alleen functionaliteit aan die een doel dient en past bij het huidige volwassenheidsniveau van de processen.

Voor de volgende keer

In mijn volgende blog zal ik ingaan op het feit dat er tegenwoordig zoveel manieren zijn om veranderingen in een organisatie door te voeren (denk aan PRINCE2, Scrum, Kanban, Lean), dat het steeds belangrijker wordt om een maatpak na te streven. De blog zal gaan over de manier waarop je het realiseren van veranderingen kan professionaliseren: door te standaardiseren.

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – E-mail: [email protected]

Herken je deze situatie? Je bent de auto aan het inpakken voor de vakantie en plotseling komt er van alles bij waar je geen rekening mee gehouden had. Je man, vrouw, partner of de kinderen doen allemaal een aanslag op de beschikbare ruimte. Een klein beetje meer overleg vooraf had geen kwaad gekund. Weet je wat zo grappig is? Zo gaat het ook vaak tijdens je dagelijkse werk.

“Wij zijn er klaar voor!”
Een trots projectteam heeft twee jaar lang aan een nieuw systeem gewerkt en is eindelijk klaar om het te introduceren aan alle collega’s. Ze zijn trots en staan te trappelen van ongeduld. Gas erop! De interne communicatie wordt opgestart en trainingsdata worden vastgelegd. Het projectteam is er klaar voor! Maar de medewerkers op de werkvloer zijn dat helaas niet…

Er is geen ruimte
De interne communicatie wordt niet gelezen, de trainingsdata worden afgezegd, of er wordt een verzoek gedaan om een en ander uit te stellen. Het is immers al druk genoeg en er is geen tijd om dit naast het gewone werk te doen. Symbolisch gaat de achterklep niet meer dicht en de belangrijkste koffer, de eigen werkzaamheden, die gaan we er niet uithalen. Ook herkenbaar?

Zeker als er meerdere projecten tegelijkertijd lopen is de grootste valkuil dat wordt vergeten om rekening te houden met het absorptievermogen van de medewerkers. Zij krijgen immer te maken met al die projecten. De medewerkers zullen voor de meeste veranderingen al snel een paar maanden nodig hebben om er helemaal aan te wennen. En die maanden zijn ze minder productief. Als er geen ruimte is in het hoofd van de medewerkers, die ermee aan de slag moeten, zullen de opgeleverde nieuwe producten of diensten niet of beperkt gebruikt worden. Daar gaat je investering.

Kijk wat kan

De conclusie van dit alles is dat het management goed in de gaten moet houden dat niet alle projecten tegelijkertijd op medewerkers worden afgevuurd. Het totaalbeeld moet gemanaged worden. Daarnaast heb ik nog drie andere praktische tips:

1. Praat vooraf met de teamleiders en zorg dat er minimaal een overzicht is van alle projecten en andere ingrijpende veranderingen waar de medewerkers mee te maken krijgen. (Bijvoorbeeld opleidingen, vertrek van collega’s, vakanties, etc.).
2. Houd bij het plannen van de implementatie van een nieuw project rekening met wat je vanuit de inventarisatie al weet. Zorg dat er op de werkvloer niet te veel veranderingen tegelijkertijd plaatsvinden.
3. Houd rekening met grote verplichte projecten, zoals de AVG . Die gaan doorgaans voor en kunnen een forse aanslag doen op de hele organisatie. Dan zullen er wat koffers uit moeten om in ieder geval iedereen mee te krijgen.

Mocht je nog met vakantie gaan en een uitdaging ondervinden met het indelen van de kofferbak omdat er vooraf te weinig overleg is geweest, denk dan nog even met een lach terug aan deze blog.

Behoefte aan overzicht van alle projecten?
Daar help ik je graag bij, zodat je beter kan overzien wanneer de medewerkers met de implementaties te maken krijgen en je kan voorkomen dat medewerkers te zwaar belast worden.

Prettige vakantie.

Deze week wordt de 30 graden Celsius weer overschreden in grote delen van Nederland. De luchtdruk neem toe, we worden minder productief, maar we hebben ons er zo goed mogelijk op voorbereid. Wat heeft dat nu met projecten te maken zal je waarschijnlijk denken? Ik bedacht mij dat er wel lering valt te trekken in de manier waarop wij met deze tropische temperaturen omgaan. Lees maar.
De temperatuur stijgt naar grote hoogteAls de buitentemperatuur stijgt dan nemen we direct passende maatregelen. Er worden randvoorwaarden geschapen om met de hitte om te kunnen gaan. Extra water wordt meegenomen in de auto, want je zou maar in de file komen te staan in een snikhete auto. Je bent goed voorbereid en je past bijvoorbeeld ook je kleding erop aan, omdat je van tevoren weet wat komen gaat. En wie buiten is smeert zich meestal uit voorzorg in met zonnebrand.

Maar als de ‘binnentemperatuur’ stijgt, vanwege een uit de hand gelopen project, dan is het lang niet in alle gevallen zo dat er goed nagedacht wordt over voorzorgsmaatregelen die helpen om de plotseling opkomende verhitting in projecten te beperken. Terwijl je als opdrachtgever ook nu snel moet handelen.Wat kan je dan doen om je ook hierop goed voor te bereiden? In projecten weet je immers van tevoren nooit wat er precies komen gaat.
3 tips om als opdrachtgever oververhitting in projecten te voorkomen
Tip 1: Kijk naar je eigen rol als opdrachtgever en neem direct verantwoordelijkheidHet is immers jouw project dat in de problemen verkeerd. Als je niets doet en te lang problemen bij de projectmanager laat liggen, dan worden de problemen alleen maar groter. In de verzengende hitte kan jij niet lang zonder water, want dan beland je in het ziekenhuis. Het project heeft je hulp nu dringend nodig. Voorkom da je project in de ziekenboeg terecht komt. Neem dus direct je verantwoordelijkheid.
Tip 2: Vraag als opdrachtgever zo snel mogelijk wat de projectmanager nodig heeftAls er oververhitting dreigt, vraag dan als eerste wat jij kunt doen om te helpen. Misschien is er snel een besluit nodig om een ernstig blokkerend knelpunt op te lossen, of kan je helpen door extra tijd en geld te geven. Zolang maar snel duidelijk wordt welke maatregelen nodig zijn om het project weer vlot te trekken.

Tip 3: Probeer er als opdrachtgever met je project eerst zelf uit te komenAls projecten qua planning of budget uit de pas gaan lopen dan zie ik regelmatig dat er een onderzoek wordt opgestart. Vaak wordt hiervoor een externe organisatie ingezet. Mijn advies is om in ieder geval stil te staan bij de gevolgen hiervan voor het project. Het onderzoek kan namelijk tot extra oververhitting leiden, omdat er veel extra werk op het projectteam afkomt. Bijvoorbeeld het leveren van documenten en ook worden interviews afgenomen met leden van het team die het zweet al onder de oksels hebben staan. Onderzoek eerst zelf met het projectteam grondig wat er aan de hand is. Zolang je er zelf uit kunt komen zal er meer vaart in de oplevering van het project blijven zitten is mijn ervaring.

Voor de komende dagen…Aan de buitentemperatuur valt niets te doen, aan de binnentemperatuur wel; zowel op het gebied van de temperatuur in het kantoor als op het gebied van de temperatuur in projecten.

Geniet van de zon!

Deze blog gaat over het betrekken van medewerkers, draagvlak creëren en collega’s het belang ergens van in laten zien. Interessant daarbij is dat blijkbaar de ene persoon veel beter in staat is om medewerking te verkrijgen dan een ander. Daarom heb ik 4 tips voor je om collega’s of andere betrokkenen met je mee te laten trappelen.

Tip 1: Benader gedragstype apart

Het kan voorkomen dat een groep medewerkers al staat te trappelen om mee te doen, terwijl een andere groep nog heel terughoudend, of helemaal niet reageert. Deze verschillende groepen kan je het beste apart benaderen, het zijn verschillende doelgroepen voor je communicatie en interventies. Om het eenvoudig te verwoorden: iemand die al aan boord is hoef je niet meer te overtuigen.

Tip 2: Gebruik gedragsmodellen en specialisten

Als je wilt weten tot welke doelgroep personen behoren is de “Maatstaf voor acceptatie en draagvlak (van Berenschot, Managementmodellen voor communicatie) een handig hulpmiddel om de doelgroepen vast te stellen. De maatstaf werkt als een thermometer en kent vijf stadia die een mens doorloopt voordat sprake is van draagvlak. In stadium vijf verandert de persoon houding en gedrag ten aanzien van de maatregel en wordt er gesproken van draagvlak: het gewenste gedrag wordt vertoond. Voorbeelden: de medewerkers werken nu volgens de door het project geïntroduceerde nieuwe procedure, of ze werken meer klantgericht als dat het doel van het project was. Veranderen is lastig en vergt vakmanschap. Zorg dat je beschikt over een adviseur interne communicatie die je kan helpen om de doelgroepen te inventariseren en per groep passende communicatie en interventies uit te werken. Dat verdient zich terug.

Tip 3: Check of jouw energie wel naar de juiste mensen gaat

Er zijn genoeg projecten aan te wijzen waar onbewust te veel mensen bij betrokken worden. Mogelijk herken je zelf ook dat niet alle collega’s die uitgenodigd zijn naar de bijeenkomsten van een project komen. De valkuil is dat je probeert alle medewerkers ‘mee te krijgen’ in de verandering. Dat hoeft echt niet altijd. Als je dat dan toch probeert verspil je onnodig tijd en energie. Houdt dus altijd scherp wat je per groep wilt bereiken.

Tip 4: Gebruik een pragmatisch boek

Als je zelf aan de slag wil gaan met verandermanagement kan ik je het pragmatische boek ‘Regel jij het draagvlak?’ van Monica Wigman van harte aanbevelen. Tip van Monica: als mensen zeggen “Ik word niet betrokken”, stel dan de wedervraag “Maar ben je wel betrokken?”. Afhankelijk van dit antwoord kan je dan met ze in gesprek gaan om te kijken hoe je ze kan betrekken. Het is een boek boordevol voorbeelden welke communicatie past bij de diverse veranderstrategieën.

Veel succes met de verandering. Als je het leuk vindt om daarover van gedachten te wisselen, stuur me dan een mailtje.

Er zijn 4 manieren om jezelf symbolisch in tweeën te delen en de juiste dingen te doen.” Daar ben ik inmiddels wel achter en deze praktijkervaring deel ik graag met je. Het heeft te maken met prioriteiten stellen, maar dan wel op een manier die werkt en acceptabel is voor jezelf en de personen die je tevreden moet houden. Dat was een behoorlijke uitdaging waar ik gelukkig een oplossing voor vond.

Wie en wat geef je de meeste aandacht?

Misschien herken je zelf ook dat gevoel dat er tijdens je werk (te)veel op je afkomt. Veel verschillende projecten, meerdere opdrachtgevers, klanten die vragen stellen, klanten die issues hebben en managementleden die van jou resultaten willen zien. Als je, net als ik, graag overal ‘ja’ op zegt, dan ontstaat er vanzelf een valkuil; je komt tijd tekort. “Ik kan mij niet in tweeën delen” was wat ik altijd dacht. En dat klopt ook wel. Dus besloot ik dat tijd indelen anders, effectiever en productiever moest. In mijn eigen tijd ging ik op zoek en vond:

Het kwadrant van Covey!

Ik had er weleens van gehoord, maar ik gebruikte ‘m niet. Nu wel en met succes. Dit is hoe het werkt: Je maakt enerzijds de keuze uit ‘belangrijk’ of ‘niet belangrijk’ en anderzijds de keuze uit ‘dringend’ en ‘niet dringend’. Als je het niet als theorie gebruikt maar echt toepast dan houd je ineens tijd over en doe je de juiste dingen want:

• Wat niet dringend en niet belangrijk is, kan je dumpen of weggeven.
• Wat niet belangrijk maar wel dringend is kan je anderen laten doen.

Dan ben je al twee van de vier mogelijkheden kwijt. En dat is 50%! Hetzelfde als jezelf in tweeën delen. Wat je zelf doet is:

• Datgene wat belangrijk en dringend is, dat doe je direct en
• Wat belangrijk is, maar niet dringend. Dat kan je even parkeren.

Covey toepassen geeft resultaten

Inmiddels heb ik een totaallijst van al mijn activiteiten en issues waar ik een extra kolom aan toe heb gevoegd waarin de keuze K1, K2, K3 of K4 gemaakt wordt. Het is de indeling op kwadrant niveau. En het werkt! Want het allerbelangrijkste is dat ik de feedback van klanten krijg dat issues veel sneller zijn opgelost, we complimenten krijgen over de snelheid waarop we iets aanpakken en de klantentevredenheid omhoog is geschoten.

Maar het toepassen van Covey levert nog meer op; je analyseert en kijkt er beter door. Zo worden veel opdrachtgevers ondergesneeuwd door het oplossen van allerlei issues, terwijl mogelijke risico’s veel belangrijker kunnen zijn. Het dwingt je om goed te kijken of de businesscase (belangrijk, maar niet dringend) er nog wel is. Dat betekent dat je geen issues binnen een project of opdracht gaat oplossen als het oorspronkelijke doel al achterhaald is. Het heeft mij geleerd om scherp te blijven en dagelijks met die dingen bezig te zijn die een doel dienen.

Eens verder praten?

Ik hoop dat het toepassen van het kwadrant van Covey je net zoveel gaat opleveren als bij mij. Als ik je daarbij kan helpen, of als er vragen over zijn, neem dan gewoon even contact met mij op.

Harut Galstian – ProjectReports